Hinter den Kulissen rennen die Hamster in ihren Rädern weiter. Neben den immer noch zeitintensiven Arbeiten zur Systemstabilisierung konnten wir an vielen Stellen einige kleinere oder größere Verbesserungen umsetzen. Die Liste ist bestimmt nicht ganz erschöpfend:

Benutzerverwaltung:

1. Die Importfunktionen für Lehrende, Eltern und Lernende bieten jetzt die Möglichkeit, einen Teilimport durchzuführen, so dass Einträge, die nicht im Import sind, nicht automatisch deaktiviert werden. Außerdem kann man bereits vor dem Upload sehen, wie groß der Andrang und damit die voraussichtliche Wartezeit in der Warteschlange ist.
2. Mehr Übersicht: Nach erfolgtem Import werden alle durch den Import ausgelösten Neuanlagen, Aktualisierungen und Deaktivierungen zusammengefasst angezeigt. Dabei können die einzelnen Bereiche per Klick auf das Plus-Symbol ausgeklappt werden und zeigen dann Informationen zu jedem betroffenen Account.
3. Einfachere Zuordnung von Elternaccounts: Eltern können jetzt Lernende direkt zugeordnet werden bzw. eine Verknüpfung kann dort aufgehoben werden. Außerdem hilft der Button „Eltern überprüfen“ auf der Elternseite der Benutzerverwaltung, ähnliche Mehrfacheinträge der gleichen Eltern zu finden, so dass diese leichter in der LUSD korrigiert werden können.

Mein Unterricht

1. Gelöschte Kursmappen können jetzt innerhalb von fünf Tagen nach der Löschung wiederhergestellt werden.
2. Sowohl Lehrende als auch Lernende können ihre Abgaben auf einer Übersichtsseite im Blick behalten (Bild aus Lehrendensicht). Abgaben, die noch ausstehen und bald enden (aus Lernendensicht) und Abgaben, zu denen die Dateien bald gelöscht werden (aus Lehrendensicht) werden sowohl in der Abgabenübersicht als auch auf der Kachel gesondert angezeigt.Beide Funktionen sind auch über das „Mehr…“-Menü erreichbar:
3. Bereits archivierte Kursmappen können jetzt auch wieder reaktiviert und somit aus dem Archiv entnommen werden.
4. Ein Wechsel zwischen 1. und 2. Halbjahr innerhalb einer Kursmappe ist nun über den passenden Button möglich, so dass unter anderem kurz vor dem Halbjahreswechsel bereits Einträge für das folgende Halbjahr gemacht werden können.
5. Die vielfältigen Exportmöglichkeiten haben eine einheitliche Optik erhalten.
6. Der Export „Kursmappe zur Abgabe“ bietet jetzt die Option, die mündlichen Teilnoten auszublenden.
7. Über die Abwesenheitsadministration können Lernende jetzt auch stundenweise als entschuldigt eingetragen werden können.
8. Zu guter Letzt sehen Lernende in der wochenweisen Ansicht jetzt auch die Einträge der aktuellen Woche, die noch in der Zukunft liegen, aber bereits freigegeben sind.

Dateiverteilung

1. Hier wurden Verbesserungen im Umgang mit Sonderzeichen und der Darstellung neuer und vorhandene Einträge vorgenommen.
2. Die Fehlermeldung “falsche Zuordnung” sollte jetzt nicht mehr auftreten.

Klausurenplaner

Eine feinere Rechteverwaltung sowohl im Im- und Export als auch bei der neuen Möglichkeit, die Abgaben ganzer Zweige gesammelt herunterzuladen ermöglicht nun eine Trennung zwischen Tooladmins und z.B. Zweigleitungen.

Oberstufenwahl

1. Die Summensperre funktioniert wieder wie erwartet.
2. Freie Bemerkungsfelder sind nun verfügbar.
3. Außerdem stehen jetzt mehrere Vorlagen zur Verfügung.

Außerdem

• Viele Änderungen und Überarbeitungen von Details: Menüstrukturen, Bezeichnungen, Hinweistexte und optische Anpassungen, neue Einstellungen und Präzisierungen – zum Beispiel bei den WLAN-Vouchern.
• Im Abiturhelfer werden jetzt Lernende, die nicht mehr in der Importdatei enthalten sind, gelöscht.

Der Bereich der Pädagogischen Organisation des Schulportal Hessen unterstützt die hygienischen Maßnahmen des Hessischen Kultusministeriums im Umgang mit Covid-19 mit zwei Optimierungen:

1. Optimierung: Timer
Um den regelmäßig geforderten Luftaustausch, der eine wesentliche Maßnahme zur Verhinderung einer Infektion darstellt, im Unterricht zeitlich im Blick zu haben, wurde der Multitimer in der App Zeit um das Lüftungskonzept 45 und das Lüftungskonzept 90 erweitert, die Auswahl erfolgt je nach schulischem Stundenkonzept:

Die Timer sind phasiert programmiert, sodass sie dem vorgegebenem Lüftungskonzept des Landes Hessen entsprechen (Stand: 25.10.2020). Der Ablauf einzelner Zeitphasen wird durch ein Audiosignal signalisiert, die aktuelle Phase für eine Orientierung dabei optisch hervorgehoben:

2. Optimierung: Potenzielle Kontakte ermitteln
Tooladministratoren der App Lerngruppen können nun potenziellen Kontakte von Lernenden aus den Lerngruppen ermitteln. Die dahintersteckende Funktion wurde bereits „unter der Oberfläche“ im Klausurenplaner genutzt (Klausurüberschneidungen zwischen Lerngruppen) und nun als Button in „Lerngruppen“ zur Verfügung gestellt. Um die potenziellen Kontakte von Lernenden in den eingespielten Lerngruppen zu ermitteln, müssen die Lernenden über die Eingabemaske gesucht und ausgewählt werden:

Über den Button Potenzielle Kontakte wird eine Liste mit einer umfänglichen Übersicht bereitgestellt aus der deutlich wird, in welchem Kurs es zu möglichen Kontakten zu welchen Lernenden gekommen sein kann:

Da die Anlaufstelle für Lehrende, Lernenden und deren Eltern für Support immer nur die jeweilige Schule sein kann, müssen in der Verwaltung nun entsprechende Supporttexte hinterlegt werden. Durch diese werden die Nutzenden der Schule über die Supportwege/-angebote der Schule informiert (bspw. FAQ unter einem Link, Anruf im Sekretariat, E-Mail an eine bestimmte Adresse schreiben, etc.). Die vier Texte unterscheiden sich in den Zielgruppen, da der Support an den Schulen für diese meist unterschiedlich abgebildet wird:
Die hinterlegten Hinweise erscheinen zum einen bei einem gescheiterten Loginversuch, zum anderen, wenn Nutzende auf Support-Anfrage unter „Support“ im Menübanner des Schulportals klicken:

Mit der LUSD Änderungen im Release 39.0 vom Oktober 2020 wurden die Dateiformate der Berichtsverwaltung (Exporte) auf die aktuellen Dateiformate XLSX und DOCX umgestellt. Das akzeptierte Import-Format innerhalb des Bereiches der pädagogischen Organisation (PaedOrg) im Schulportal Hessen wurde in der Benutzerverwaltung und in Lerngruppen daher auf XLSX umgestellt.

Der Tooladmin hat nun die Möglichkeit, in der Benutzerverwaltung unter dem Reiter „Weiteres“ -> Einstellungsoption „Passwörter“ die „Passwort-vergessen“-Funktion für den Login ein- (Standardeinstellung) oder auszuschalten. Wird das eigenständige Zurücksetzen des Passwortes für die einzelnen Nutzergruppen ausgeschaltet, kann ein erläuternder Hinweistext hinterlegt werden.

Unter der Einstellungsoption „Login“ im gleichen Reiter kann nun ebenfalls die E-Mail-Pflichteinstellung angepasst werden. Die eingeschaltete „Passwort vergessen“-Funktion ist nur dann hilfreich (vor allem für Tooladmins), wenn die Nutzenden auch eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben – standardmäßig wird dies nicht verlangt, kann aber nun für die einzelnen Benutzergruppen verpflichtend eingestellt werden: Der Login-Vorgang ins Portal ist anschließend erst dann erfolgreich möglich, wenn eine E-Mail-Adresse hinterlegt und bestätigt worden ist. Die Funktion für Lernende ist erst ab dem 18. Lebensjahr wirksam.

Wichtig: Die Schule hat keinen Zugriff auf die hinterlegten (privaten) E-Mail-Adressen.

Bisher konnten hochgeladene Profilbilder von Lernenden bei Verstoß gegen unsere bzw. die schuleigenen Richtlinien nur von den Lernenden selbst wieder gelöscht werden – es konnte ausschließlich mit einer pädagogischen Lösung reagiert werden.

Der Tooladmin der Benutzerverwaltung hat aus diesem Grund ab sofort zusätzlich die Möglichkeit, das Profilbild von Lernenden in der Benutzerverwaltung direkt zu löschen sowie einen weiteren Upload zu verbieten:

Das neue Schuljahr naht – an was müssen die Tooladmins nun alles denken?!

Am besten schon jetzt im SPH: PaedOrg in der Verwaltung die „Hilfen zum Schuljahres- und Halbjahresbeginn“ einsehen:

• U.a. muss ein neuer, vollständiger Lerngruppen-Import erfolgen, da alle Lerngruppen in der LUSD pro Halbjahr eine neue ID erhalten.
• In der Benutzerverwaltung sollten die Lernenden, Eltern und Lehrenden mit Beginn des neuen Halbjahres aktualisiert werden.
• Der Raum- und Stundenplan muss nebst Räume und Medien auf den aktuellen Stand der Stundentafel gebracht werden.
• u.v.m.

Es ist nicht wenig, an was ein Tooladministrator denken muss. Daher: Ein Blick in unsere Hilfen zum Schuljahres- und Halbjahresbeginn schadet nicht…

Das Team vom SPH-PaedOrg wünscht einen guten Start ins neue Schuljahr!

In der letzten Ferienwoche finden täglich Fortbildungen zum Bereich der Pädagogischen Organisation, begleitet durch Angebote der anderen Bereiche des Schulportal Hessen statt.

Die App „Mini-Anmeldung“ minimiert den organisa-torischen Anmeldeaufwand bei Veranstaltungen.

Für viele Schulen war in der Pandemie der Einsatz dieses Tools nach den Sommerferien von großem organisatorischem Nutzen: Das HMKB gab bei Einschulungsveranstaltungen bei Grundschulen vor, dass Eltern sich für die Einschulungsveranstaltung per Brief mit Namen anmelden und am Tag selbst dann das Blatt mit den eigenen Daten zur Covid-19-Nachverfolgung abgeben mussten. Gleichzeitig war ein ähnliches Verfahren bei vielen weiteren schulischen Veranstaltungen notwendig.

Die digitale Anmeldung ermöglicht dabei die einfache Erfassung und das organisatorische Handeln (wie bspw. das richtige Stellen von passenden Stuhlgruppen).

Die App Mini-Anmeldung kann das Anmelden mit Namen und Anzahl der Besucher abfangen. Das Formular zur Abgabe am Tag selbst (ggf. samt Hygienekonzept) kann nach erfolgter Anmeldung per Link eingebaut und somit verteilt werden. Die Datei kann bspw. in der App Dateispeicher hinterlegt werden. Die Eltern bzw. die Lernenden brauchen keinen Schulportalzugang zur Anmeldung, sondern können sich über den schulspezifischen Veranstaltungslink und den Zugriffscode einwählen. Beides kann in einem Schreiben an die neuen Mitglieder der Schulgemeinde im Voraus geschickt werden.

Innerhalb der Anmeldefrist können die Daten direkt durch die Angemeldeten auch wieder geändert werden.

Für Tooladmins besteht nach Fristende wie gewohnt die Möglichkeit, die erhaltenen Daten aus der App zu exportieren und weiter zu verarbeiten:

Die eingegebenen Daten der Anmeldenden werden 45 Tage nach Ende der Veranstaltung automatisch gelöscht.