Das neue Schuljahr naht – schon jetzt an die “ToDos” denken!

Das neue Schuljahr naht – an was müssen die Tooladmins nun alles denken?!

Am besten schon jetzt im SPH: PaedOrg in der Verwaltung die “Hilfen zum Schuljahres- und Halbjahresbeginn” einsehen:

  • U.a. muss ein neuer, vollständiger Lerngruppen-Import erfolgen, da alle Lerngruppen in der LUSD pro Halbjahr eine neue ID erhalten.
  • In der Benutzerverwaltung sollten die Lernenden, Eltern und Lehrenden mit Beginn des neuen Halbjahres aktualisiert werden.
  • Der Raum- und Stundenplan muss nebst Räume und Medien auf den aktuellen Stand der Stundentafel gebracht werden.
  • u.v.m.

Es ist nicht wenig, an was ein Tooladministrator denken muss. Daher: Ein Blick in unsere Hilfen zum Schuljahres- und Halbjahresbeginn schadet nicht…

Das Team vom SPH-PaedOrg wünscht einen guten Start ins neue Schuljahr!

Sommerspezial: Pädagogische Organisation

In der letzten Ferienwoche finden täglich Fortbildungen zum Bereich der Pädagogischen Organisation, begleitet durch Angebote der anderen Bereiche des Schulportal Hessen statt.

Montag
10.08.
Dienstag
11.08.
Mittwoch
12.08.
Donnerstag
13.08
Freitag
14.08.
14:00 Schulportal Hessen kennenlernen – ein Überlick

 

14:00 “Pädagogische Organisation” im Schulportal Hessen

 

14:00
“mein Unterricht” zur Unterrichts-dokumentation und Leistungs-erfassung
14:00
Klausuren & Arbeiten digital organisieren
14:00
Räume und Medien digital buchen, Smartphone-View
15:00
Erste Administra-tionsschritte im Schulportal
15:30 Dateispeicher & Dateiverteilung 16:00 SchulMoodle einrichten 15:30 Nachrichtensystem & Chat 15:00
offene Sprechstunde zu PaedOrg
18:30 Einblicke in SchulMahara

Sommerferien auch für den Support…

… aber nicht ganz.

In den Sommerferien stellt sich das Supportteam wie folgt auf:

KW 28
(1. Ferienwoche)

09:00 – 16:00 Uhr Ticket/Telefonsupport nur teilweise/pro Tag nur eine Person
KW 29 – 32
(2. – 5. Ferienwoche)
  nur Tickets
KW 33
(6. Ferienwoche)
09:00 – 16:00 Uhr Ticket und Telefonsupport

In der letzten Woche (KW 33) starten wir auch mit weiteren Online-Fortbildungen zu PaedOrg. Termine werden hier bekannt gegeben.

Wir wünschen allen eine  erholsame Zeit, viel Ruhe und tolle Gespräche im Kreise der Kollegen, Freunde und Familie.

Nachrichten: Auswahl “Art der Nachricht”

War die Eingabemöglichkeit “Art der Nachricht” bisher am Ende einer Nachricht auszuwählen, ist dies nun direkt nach dem Empfänger-Feld möglich:

Zudem haben wir die “Art einer Nachricht” sprachlich noch deutlicher ausformuliert und mit Symbolen versehen – eine weiterführende Erklärung jeder Option kann über ein Mouseover abgerufen werden. In den “Einstellungen” kann nun jede/r Nutzende selbst entscheiden, ob die Auswahlliste der Nachrichtenart permanent eingeblendet werden soll oder der Übersicht halber erst durch einen Button-Klick:

Die “Art einer Nachricht” ist aktuell nur für Lehrende auswählbar – Lernende und Eltern haben diese Optionen nicht. Perspektivisch kann der Tooladmin aber entscheiden, ob die Nachrichten-Arten auch für Lernende und Eltern zur Verfügung stehen. Dies wird über die Administration der App möglich sein. Sobald dies möglich ist, erfolgt ein Update.

Anwesenheiten als Klassenleitung

Der Bereich der Anwesenheitenverwaltung für Klassenleitungen (also Entschuldigung, Beurlaubung, etc. in alle Kursmappen der Lernenden der Klasse hinein) in “mein Unterricht” hat ein kleines Update bekommen:

  • Anstatt nur einzelne Lernende (über deren Einzelansicht) oder die gesamte Klasse für einen Zeitraum einem Anwesenheitsstatus zuzuweisen, kann man jetzt auch beliebige Teilgruppen definieren.
  • Bei konkurrierenden Einträgen bei einzelnen Lernenden werden diese jetzt direkt in der Klassenleitungsansicht eingeblendet und lassen sich dort auch direkt löschen.
  • Der gesamte Bereich wurde hinter die PIN-Abfrage verschoben, so dass das zusätzliche Eintragen des Passwortes bei Löschungen entfällt.

Abiturhelfer: Mündliches Abitur

Der Abiturhelfer hat im Bereich des mündlichen Abiturs noch einige Änderungen erfahren:

  • Aus dem nur einen möglichen Vorbereitungsraum wurden beliebig viele Aufsichtsräume und auch Aufsichtsbereiche gemacht, die sich im System anlegen und mit Aufsichten versehen lassen.
  •  Besonderes Augenmerk sollte sich dabei auf die Räumen der Art “Begrüßung” und “Vorbereitung” richten. Diese werden direkt mit den Prüfungsräumen verknüpft und dienen auch zur Anzeige der Räume gegenüber den Prüflingen.
  • Über die Einstellungen lässt sich eine frühere Öffnung des Begrüßungsraumes und eine weitere Aufsicht am Tagesende (bspw. zum Richten der Prüfungsräume für den nächsten Tag) hinzufügen.
  • Alle Exporte wurden entsprechend überarbeitet. Neu dabei ist jetzt auch der Aushang für den Begrüßungsraum.
  • Die Kollissionsverwaltung wurde entsprechend erweitert und überarbeitet.
  • In den Einstellungen lässt sich jetzt der Prüfungsplan auch vor den Lehrenden “verstecken” – getrennt davon sogar der Aufsichtsplan, so dass eine Vorplanung unter Nutzung der Kolissionskontrolle möglich ist.
  • Neben den Ansichten für “nur mündlich” und “nur Präsentation” gibt es jetzt auch “nur BLL”

Automatische Klassenteilung

Gemäß den aktuell gültigen Verordnungen darf der Unterricht auch in den nun bald beginnenden Stufen nur mit maximal 15 Lernenden (abhängig von weiteren Faktoren) stattfinden.

In der Lerngruppen-App lässt sich jetzt eine automatische Teilung von Klassen [UPDATE 14.05.2020 10:45] mit mehr als 15 Lernenden in zwei Gruppen in mehrere Gruppen aufgrund der Angabe der maximalen Gruppengröße von 9 bis 15 Lernenden einstellen. Die Gruppenzuweisung wird in der Lerngruppenapp den Lernenden und deren Eltern sowie der Klassenleitung auf der Klassenseite angezeigt. Ebenso wird die Gruppenzuweisung in Lerngruppen angezeigt, die nur aus Lernenden einer Klasse bestehen.

Es findet dabei keine “echte” Teilung der Lerngruppe statt, sondern lediglich die Einteilung in 2 Gruppen innerhalb der Lerngruppe. Alle Lerngruppen, die sich nicht nur aus einer Klasse zusammensetzen, bedingen individuelle Absprachen, die sich nicht über dieses Feature abdecken lassen.

[UPDATE 14.05.2020 10:45] Den Lernenden wird die Gruppenzuteilung jetzt auch schon auf der Kachel “Lerngruppen” angezeigt. Es kann sich daher lohnen diese App über die Verwaltung auch dauerhaft für jeden in den Start-Ordner zu legen.

Bekanntgabe der Abiturnoten

[20200506] Aufgrund der Wünsche dazu gab es zwei minimale Anpassungen in der App:

  • In den Einstellungen kann man jetzt festlegen, ob die Lernenden die Note sehen sollen.
  • Ebenso kann man dort jetzt festlegen, ob die Lehrenden die Note sehen sollen … bspw. zur Vorkontrolle durch die Lehrenden bevor die Noten den Lernenden angezeigt werden.

In der Datei “Fragen und Antworten zu Corona im Kontext des Landesabiturs 2020
des HKM zum diesjährigen Landesabitur steht bei Frage 40 “Wie erfolgt die Bekanntgabe der Noten nach Abschluss der Prüfung?” die Antwort:

Die Bekanntgabe der Ergebnisse der schriftlichen Prüfungen kann über den geschützten Bereich des Schulportals erfolgen. […]
Die Bekanntgabe der Ergebnisse der Prüfungen im vierten
und fünften Prüfungsfach erfolgt nach § 22 Abs. 6 OAVO in
der Regel nach der Prüfung am jeweiligen Prüfungstag.

Dies lässt sich über die App “Abiturhelfer” umsetzen. Ursprünglich wurde diese für die Organisation der schriftlichen Arbeiten sowie die Organisation und Bekanntgabe der Noten im vierten und fünften Prüfungsfach konzipiert. Mit einem kleinen Trick im Vorgehen lässt es sich aber auch für die Bekanntgabe der schriftlichen Noten nutzen.

Das Vorgehen, um über diese App den Lernenden die Noten mitzuteilen, ist sehr einfach:

  1. In der LUSD die schriftlichen Noten einpflegen.
  2. Im Modul “Benutzerverwaltung” sich selbst bzw. die notwendigen Lehrenden zur Administration als Tooladmins für den Abiturhelfer hinterlegen.
  3. Im Modul “Verwaltung” die App “Abiturhelfer” nur für Lehrende (oder Tooladmins) freigeben.
  4. In die App wechseln.
  5. Dort im Menü “Einstellungen aufrufen” und die beiden Einstellungen setzen, ob die Lehrenden oder die Lernenden die Noten der schriftlichen Prüfungen sehen dürfen.
  6. Dort über das Menü “Import” aufrufen und den LUSD-Abiturienten-Export (wie dort beschrieben) am Tag vor der Notenveröffentlichung einspielen.
  7. Zum gewünschten Zeitpunkt der Notenveröffentlichung die App über die Verwaltung auch für die Lernenden der Stufe 12 (bzw. 13 – je nach Schule) freigeben.

Nach Schritt 6 können die Lernenden innerhalb der App Ihre eigenen Ergebnisse sehen:

Schulen, die den Abiturhelfer bereits einsetzen und für die Lernenden freigegeben haben, können die obigen Schritte sogar noch weiter verkürzen. Sie brauchen den Abiturientenexport nach Eingabe der Noten in die LUSD nur zum gewünschten Veröffentlichungszeitpunkt der schriftlichen Noten einmal neu einspielen. Die Noten sind dann sofort für die Lernenden sichtbar.

Für die Noten der Prüfungen im 4. und 5. Fach lässt sich Schritt 5 jeden Tag (auch mehrfach) durchspielen. In den Einstellungen des Abiturhelfers lässt sich für diese Tagesnoten zusätzlich eine Veröffentlichungsuhrzeit einrichten.

Wir empfehlen vor der Nutzung des Abiturhelfers sowie dem Einspielen des Abiturientenexports aus der LUSD, einmal in der Benutzerverwaltung die Lernenden zu aktualisieren, damit z.B. geänderte/ergänzte Vornamen richtig erfasst sind. Zudem sollten im Modul “Verwaltung” die Fachkürzel denen der LUSD angepasst werden, damit eine erfolgreiche Zuordnung stattfinden kann.

Für eventuelle Fragen, bieten wir im Rahmen der SPH-PaedOrg Sprechstunde am kommenden Dienstag, 05.05.2020, 14 Uhr, auch Unterstützung für den Abiturhelfer an. Anmelden können Sie sich unter Veranstaltungen.

Neues Modul: ENC

In sehr kurzfristiger Zusammenarbeit zwischen dem Team der LUSD, dem HBDI (“Datenschutz an Schulen”) sowie dem Schulportal Hessen können wir voller Freude verkünden, dass es eine Lösung für die aktuelle Zeit zur Notenerfassung von zu Hause aus gibt (zumindest für PCs mit Windows als Betriebssystem*):

  • Innerhalb des Bereichs der Pädagogischen Organisation (PaedOrg) wurde ein neues Modul geschaffen, in das man den ENC-Export aus der LUSD einspielt.
  • Das Modul bietet dann jedem Lehrenden den Download der personenbezogenen Notendatei sowie des ENC-Programms an.
  • Das Passwort zur Nutzung des ENC erfährt man durch zusätzliche PIN-Eingabe.
  • Nach dem Download der Notendatei sowie des ENCs muss der Nutzer seine Internetverbindung trennen, startet dann den ENC, wählt die Datei aus, gibt das Passwort ein, schreibt die Noten in die Datei, speichert, schließt den ENC.
  • Anschließend verbindet sich der Nutzer wieder mit dem Internet und spielt die Notendatei erneut hoch.
  • Nun löscht der User den ENC und die Notendatei vom lokalen PC!
  • Abschließend zieht ein Schulleitungsmitglied wieder alle Dateien aus dem System und spielt diese in die LUSD ein – FERTIG!

Seit Montag, 04.05.2020, ist die App im Portal und nutzbar!

Am Donnerstag, den 07.05.2020, bieten wir um 16:00 Uhr eine kurze Vorstellung des neuen Moduls an, zu der wir Sie herzlich einladen. Weitere Informationen und Anmeldung bitte über unsere Veranstaltungsseite.

Ein passendes UseSheet für Lehrende ist hier zu finden. Es darf gerne an das Kollegium verteilt werden.

*Warum nur für PCs mit Windows als Betriebssystem? Der ENC wurde zur Ausführung unter Windows geschrieben. Dies an andere Betriebssysteme anzupassen, ist keine triviale Aufgabe und lässt sich daher in der Kürze der Zeit nicht umsetzen.

Grundschule im SPH

Manche Anfragen sind so wichtig, dass man diese öffentlich beantworten sollte:

Hallo Christian,

ich mache eben auch meine ersten Schritte im SPH[...]. Wir sind ja eine Grundschule und meine Fragen sind:

  • Für welche Tools macht es Sinn wen freizuschalten?
  • Welches sind im ersten Schritt die wichtigsten Kacheln, die wir benutzen sollten?

Ich habe zwar noch sehr viele Fragen, aber das sind mal die ersten.
Danke im Voraus für eine Antwort und viele liebe Grüße

...

Die zwei kleinen Fragen habe es in sich. Normalerweise würde ich auf die erste Frage antworten: Es kommt darauf an, wo bei Euch am meisten der Schuh drückt.

Aufgrund der zahlreichen Kontakte und Hilfestellungen bei Grundschulen aus den letzten Wochen vermute ich aber, dass der Schuh vor allem bei einem gezielten Transport der Aufgabenstellungen an die Lernenden und ggf. der Weg zurück von bearbeiteten Aufgaben drückt – und noch eine einfache Kommunikationslösung gewünscht wird.

Insofern wären meine Vorschläge eine anfängliche Reduzierung auf PaedOrg:

  1. In der Benutzerverwaltung die Lehrkräfte und Lernenden aus der LUSD einspielen (ggf. auch die Eltern). Danach müssen die Zugangsdaten noch an die Lehrenden und an die Lernenden kommen: Über “Export” in der Benutzerverwaltung das PDF mit den Zugangsdaten pro Klasse erstellen, ausdrucken, zerschneiden. Über die LUSD die Anschriften der Eltern exportieren und zu einem Brief zusammenfügen. In jeden Briefumschlag den richtigen Brief mit den richtigen Zugangsdaten stecken (das ist die einfache Lösung, die an jeder Schule möglich sein sollte – alle anderen können auch die Zugangsdaten per CSV exportieren und zusammen mit einem Merge der Adressdaten aus der LUSD in einem Brief ausdrucken).
  2. Nur die Tools “Nachrichten”, “Lerngruppen” und “mein Unterricht” in der Verwaltung für Lehrende und alle Lernenden aktivieren – als Ordner dort jeweils “Start” eintragen (dadurch liegen diese Tools bei den Usern im direkten Zugriff).
  3. In der Lerngruppen-App die Lerngruppen (Klassen und Kurse) aus der LUSD einspielen. Denn erst zu diesen können Kursmappen in “mein Unterricht” erstellt werden.
  4. Die Lehrenden auf die UseSheets zu “PaedOrg” und vor allem zu “mein Unterricht” und das “Nachrichten”-Modul hinweisen – denn damit schaffen garantiert über 90% die direkte, intuitive Bedienung der Tools.
  5. Die Lehrenden auf Mauswiesel als digitale Aufgabenquelle für Grundschulen hinweisen.
  6. Online-Meeting für die Lehrenden anbieten, in dem man die Funktionen in “mein Unterricht” und im “Nachrichten”-Modul sowie Mauswiesel zeigt.
  7. ggf. Online-Meeting für Lernende anbieten, wo man eine beispielhafte Lernenden.-Seite zeigt.

Das wäre es schon. Die Lehrenden können über “mein Unterricht” Aufgaben (Text, Inhalte, Anhänge, Links) an Lernende verteilen und von diesen auch gezielt Abgaben einsammeln, die direkt mit dem Lernenden und dieser Hausaufgabe verknüpft sind. Dadurch entsteht nicht das Mitteilungschaos und nicht das Einsammelchaos wie per freigegebenen Ordner oder eMail.

Die Lernenden hingegen sehen die Aufgaben in einer digitalen Todo-Liste und können diese abarbeiten, dort direkt Dateien abgeben und auch direkt von dort aus die Lehrenden bei Fragen über das Nachrichten-Modul anschreiben.

Das sind alles einfache Tools. Alle weiteren Tools (wie bspw. auch SchulMoodle, was ich sehr gerne empfehle) sollte man erst im übernächsten Schritt angehen, um alle Lehrenden und Lernenden gezielt mitnehmen zu können.