Mit der LUSD Änderungen im Release 39.0 vom Oktober 2020 wurden die Dateiformate der Berichtsverwaltung (Exporte) auf die aktuellen Dateiformate XLSX und DOCX umgestellt. Das akzeptierte Import-Format innerhalb des Bereiches der pädagogischen Organisation (PaedOrg) im Schulportal Hessen wurde in der Benutzerverwaltung und in Lerngruppen daher auf XLSX umgestellt.
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Benutzerverwaltung: „Passwort vergessen“- und „E-Mail-Pflicht“- Einstellungen erweitert
Der Tooladmin hat nun die Möglichkeit, in der Benutzerverwaltung unter dem Reiter „Weiteres“ -> Einstellungsoption „Passwörter“ die „Passwort-vergessen“-Funktion für den Login ein- (Standardeinstellung) oder auszuschalten. Wird das eigenständige Zurücksetzen des Passwortes für die einzelnen Nutzergruppen ausgeschaltet, kann ein erläuternder Hinweistext hinterlegt werden.
Unter der Einstellungsoption „Login“ im gleichen Reiter kann nun ebenfalls die E-Mail-Pflichteinstellung angepasst werden. Die eingeschaltete „Passwort vergessen“-Funktion ist nur dann hilfreich (vor allem für Tooladmins), wenn die Nutzenden auch eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben – standardmäßig wird dies nicht verlangt, kann aber nun für die einzelnen Benutzergruppen verpflichtend eingestellt werden: 
Der Login-Vorgang ins Portal ist anschließend erst dann erfolgreich möglich, wenn eine E-Mail-Adresse hinterlegt und bestätigt worden ist. Die Funktion für Lernende ist erst ab dem 18. Lebensjahr wirksam.
Wichtig: Die Schule hat keinen Zugriff auf die hinterlegten (privaten) E-Mail-Adressen.
Benutzerverwaltung: Profilbild von Lernenden löschen
Bisher konnten hochgeladene Profilbilder von Lernenden bei Verstoß gegen unsere bzw. die schuleigenen Richtlinien nur von den Lernenden selbst wieder gelöscht werden – es konnte ausschließlich mit einer pädagogischen Lösung reagiert werden.
Der Tooladmin der Benutzerverwaltung hat aus diesem Grund ab sofort zusätzlich die Möglichkeit, das Profilbild von Lernenden in der Benutzerverwaltung direkt zu löschen sowie einen weiteren Upload zu verbieten:
Das neue Schuljahr naht – schon jetzt an die „ToDos“ denken!
Das neue Schuljahr naht – an was müssen die Tooladmins nun alles denken?! 
Am besten schon jetzt im SPH: PaedOrg in der Verwaltung die „Hilfen zum Schuljahres- und Halbjahresbeginn“ einsehen:
- U.a. muss ein neuer, vollständiger Lerngruppen-Import erfolgen, da alle Lerngruppen in der LUSD pro Halbjahr eine neue ID erhalten.
- In der Benutzerverwaltung sollten die Lernenden, Eltern und Lehrenden mit Beginn des neuen Halbjahres aktualisiert werden.
- Der Raum- und Stundenplan muss nebst Räume und Medien auf den aktuellen Stand der Stundentafel gebracht werden.
- u.v.m.
Es ist nicht wenig, an was ein Tooladministrator denken muss. Daher: Ein Blick in unsere Hilfen zum Schuljahres- und Halbjahresbeginn schadet nicht…
Das Team vom SPH-PaedOrg wünscht einen guten Start ins neue Schuljahr!
Sommerspezial: Pädagogische Organisation
In der letzten Ferienwoche finden täglich Fortbildungen zum Bereich der Pädagogischen Organisation, begleitet durch Angebote der anderen Bereiche des Schulportal Hessen statt.
Mini-Anmeldung
Die App „Mini-Anmeldung“ minimiert den organisa-torischen Anmeldeaufwand bei Veranstaltungen.
Für viele Schulen war in der Pandemie der Einsatz dieses Tools nach den Sommerferien von großem organisatorischem Nutzen: Das HMKB gab bei Einschulungsveranstaltungen bei Grundschulen vor, dass Eltern sich für die Einschulungsveranstaltung per Brief mit Namen anmelden und am Tag selbst dann das Blatt mit den eigenen Daten zur Covid-19-Nachverfolgung abgeben mussten. Gleichzeitig war ein ähnliches Verfahren bei vielen weiteren schulischen Veranstaltungen notwendig.
Die digitale Anmeldung ermöglicht dabei die einfache Erfassung und das organisatorische Handeln (wie bspw. das richtige Stellen von passenden Stuhlgruppen).
Die App Mini-Anmeldung kann das Anmelden mit Namen und Anzahl der Besucher abfangen. Das Formular zur Abgabe am Tag selbst (ggf. samt Hygienekonzept) kann nach erfolgter Anmeldung per Link eingebaut und somit verteilt werden. Die Datei kann bspw. in der App Dateispeicher hinterlegt werden. Die Eltern bzw. die Lernenden brauchen keinen Schulportalzugang zur Anmeldung, sondern können sich über den schulspezifischen Veranstaltungslink und den Zugriffscode einwählen. Beides kann in einem Schreiben an die neuen Mitglieder der Schulgemeinde im Voraus geschickt werden.
Innerhalb der Anmeldefrist können die Daten direkt durch die Angemeldeten auch wieder geändert werden.
Für Tooladmins besteht nach Fristende wie gewohnt die Möglichkeit, die erhaltenen Daten aus der App zu exportieren und weiter zu verarbeiten:
Die eingegebenen Daten der Anmeldenden werden 45 Tage nach Ende der Veranstaltung automatisch gelöscht.
Kurzanleitungen nun in den Apps
Nachdem rund um und nach dem „Corona-Wochenende“ die Anzahl unserer Kurzanleitungen massiv wuchs, aber die Verbindung mit den eigentlichen Schulportal-Seiten „brach“ lag (und die Anleitungen dafür viel zu gut sind, um nicht genutzt/gefunden zu werden), bauen wir diese Verbindung aktuell stückweise aus, so dass auch die eigentlichen Nutzer zukünftig sehr leicht auf diese einfachen Anleitungen stoßen:
- Es gibt eine neue App namens „SPH: Kurzanleitungen“. Diese zeigt alle Kurzanleitungen in Abhängigkeit der aktivierten Module in der Institution und der angemeldeten Userart an.
- Bei Apps, für die Kurzanleitungen existieren, werden diese im Aufklapp-Menü in PaedOrg eingebunden.
- Bei einigen Apps wird auf diese Kurzanleitungen auch per Button auf der Startseite der App hingewiesen.
- Es wird eine Bündelungsseite erstellt, die nur die Kurzanleitungen dieser App für die Art des aktuellen Nutzers (also Lehrender, Lernende oder Elternteil) beinhaltet.
Nachrichten: Auswahl „Art der Nachricht“
War die Eingabemöglichkeit „Art der Nachricht“ bisher am Ende einer Nachricht auszuwählen, ist dies nun direkt nach dem Empfänger-Feld möglich:
Zudem haben wir die „Art einer Nachricht“ sprachlich noch deutlicher ausformuliert und mit Symbolen versehen – eine weiterführende Erklärung jeder Option kann über ein Mouseover abgerufen werden. In den „Einstellungen“ kann nun jede/r Nutzende selbst entscheiden, ob die Auswahlliste der Nachrichtenart permanent eingeblendet werden soll oder der Übersicht halber erst durch einen Button-Klick:
Die „Art einer Nachricht“ ist aktuell nur für Lehrende auswählbar – Lernende und Eltern haben diese Optionen nicht. Perspektivisch kann der Tooladmin aber entscheiden, ob die Nachrichten-Arten auch für Lernende und Eltern zur Verfügung stehen. Dies wird über die Administration der App möglich sein. Sobald dies möglich ist, erfolgt ein Update.
Anwesenheiten als Klassenleitung
Der Bereich der Anwesenheitenverwaltung für Klassenleitungen (also Entschuldigung, Beurlaubung, etc. in alle Kursmappen der Lernenden der Klasse hinein) in „mein Unterricht“ hat ein kleines Update bekommen:
- Anstatt nur einzelne Lernende (über deren Einzelansicht) oder die gesamte Klasse für einen Zeitraum einem Anwesenheitsstatus zuzuweisen, kann man jetzt auch beliebige Teilgruppen definieren.
- Bei konkurrierenden Einträgen bei einzelnen Lernenden werden diese jetzt direkt in der Klassenleitungsansicht eingeblendet und lassen sich dort auch direkt löschen.
- Der gesamte Bereich wurde hinter die PIN-Abfrage verschoben, so dass das zusätzliche Eintragen des Passwortes bei Löschungen entfällt.
Abiturhelfer: Mündliches Abitur
Der Abiturhelfer hat im Bereich des mündlichen Abiturs noch einige Änderungen erfahren:
- Aus dem nur einen möglichen Vorbereitungsraum wurden beliebig viele Aufsichtsräume und auch Aufsichtsbereiche gemacht, die sich im System anlegen und mit Aufsichten versehen lassen.
- Besonderes Augenmerk sollte sich dabei auf die Räumen der Art „Begrüßung“ und „Vorbereitung“ richten. Diese werden direkt mit den Prüfungsräumen verknüpft und dienen auch zur Anzeige der Räume gegenüber den Prüflingen.
- Über die Einstellungen lässt sich eine frühere Öffnung des Begrüßungsraumes und eine weitere Aufsicht am Tagesende (bspw. zum Richten der Prüfungsräume für den nächsten Tag) hinzufügen.
- Alle Exporte wurden entsprechend überarbeitet. Neu dabei ist jetzt auch der Aushang für den Begrüßungsraum.
- Die Kollissionsverwaltung wurde entsprechend erweitert und überarbeitet.
- In den Einstellungen lässt sich jetzt der Prüfungsplan auch vor den Lehrenden „verstecken“ – getrennt davon sogar der Aufsichtsplan, so dass eine Vorplanung unter Nutzung der Kolissionskontrolle möglich ist.
- Neben den Ansichten für „nur mündlich“ und „nur Präsentation“ gibt es jetzt auch „nur BLL“