In regelmäßigen Abständen werden Updates der verschiedenen Teilbereiche des Schulportal Hessen eingespielt. Diese enthalten Fehlerkorrekturen, Überarbeitungen von einzelnen Funktionalitäten und auch notwendige Weiterentwicklungen.

Die einzelnen von Updates betroffenen Bereiche können zu verschiedenen Zeitpunkten innerhalb dieses Zeitfensters wieder verfügbar und nutzbar sein. Jeder Bereich steht nur so lange nicht zur Verfügung, wie dies für die Aktualisierung und die anschließenden Tests notwendig ist.

Für das aktuelle Update ist das Zeitfenster von 17:00 bis 18:30 Uhr am Mittwoch, den 16.06.2021, vorgesehen.

Die folgende Liste umfasst die wichtigsten Änderungen dieses Updates:

Bildungsserver

• Der Bildungsserver bekommt eine aktualisierte Code-Basis eingespielt, die keine Veränderung der Funktionalität für den Endnutzer beinhaltet.

Pädagogische Organisation

• Klausurenplaner
  • Lehrende können ihre eigenen Abgabendateien innerhalb eines Tages löschen oder bearbeiten. Danach können dies nur noch Abgabeadmins.
  • Das Fenster „Legende“ auf der Startseite des Klausurplaners ist wieder sichtbar.
• Lerngruppen
  • Beim erstmaligen Import von Lerngruppen wurden diese fälschlicherweise als „gescheitert“ angezeigt.
• mein Unterricht
  • Die Ansicht der Lernenden wurde, wie bereits bei den Lehrenden, für mehr Übersichtlichkeit auf Reiter umgestellt.
  • Die Behandlung von Sonderzeichen im Dateinamen bei Abgaben wurde verbessert
  • Die Klassenleitungen können nun direkt in der Ansicht „nur offene Anwesenheiten“ noch offene Fehlzeiten direkt entschuldigen.
• Nachrichten
  • Empfangende einer Nachricht können jetzt besser sehen, wer die Nachricht noch erhalten hat. Dabei werden nicht alle Namen angezeigt, aber die Gruppen, also z.B. Lehrende von H8a, Lernende von Mathe G7b, Eltern etc.

• Oberstufenwahl
  • Der Import der externen Teilnehmenden wurde verbessert.

Trotz umfangreicher Tests lassen sich Fehler durch Aktualisierungen leider nie vollständig ausschließen. Sollten Sie nach dem Update auf Schwierigkeiten stoßen, so zögern Sie bitte nicht, eine entsprechende Anfrage zu eröffnen.

In regelmäßigen Abständen werden Updates der verschiedenen Teilbereiche des Schulportal Hessen eingespielt. Diese enthalten Fehlerkorrekturen, Überarbeitungen von einzelnen Funktionalitäten und teilweise auch weitergehende Neuerungen. Die folgende Liste umfasst die wichtigsten Änderungen des aktuellen Updates zum Bereich der Pädagogischen Organisation:

Abiturhelfer

• Update der Vorschlagskonfiguration sowie Fachhilfsmittel
• In den Beurteilungsbögen ist die Angabe der Berechnung des Fehlerindex aktualisiert worden.

Neu: E-Mails: Roundcube-Anbindung

Zusätzlich zum bereits vorhandenen „E-Mails: Ungelesene Mails“ ist es nun in Verbindung mit dem Webmailer Roundcube möglich, sich mit einem Klick aus dem Schulportal heraus in diesen einzuloggen. Das dazu bereits bestehende Tool musste aufgrund den Änderungen an der Systemarchitektur völlig neu geschrieben werden. Zur Installation muss im schulisch betriebenen Roundcube ein Plugin installiert und wenige Einrichtungsschritte durch den Tooladmin vorgenommen werden. Danach werden auch auf der Kachel die Anzahl der neuen Mails angezeigt.

Die Lehrenden können für ihre individuellen dienstlichen Mailadressen dann Benutzername und Passwort hinterlegen und in Zukunft den Webmailer ohne erneute Eingabe der Zugangsdaten aus dem Schulportal heraus aufrufen.

Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie hier: Umstellung von der alten auf die neue Version bzw. Neueinrichtung.

Bitte beachten Sie, dass die alte Roundcube-Anbindung (in der Verwaltung unter „Weitere Tools“) zum 31. Juli 2021 eingestellt wird. Bitte informieren Sie Ihr Kollegium rechtzeitig.

[Ergänzung: 19.06.2021] Mit diesem Tool können aus technischen Gründen weder die schule.hessen.de-Mails abgeholt werden noch solche Postfächer, für die ein zweiter Faktor für das Login benötigt wird.

Mein Unterricht

• Fehlt die Verknüpfung einer Lerngruppe zur Kursmappe, so wird dies den Lehrenden in der Kursmappe nun (wieder) deutlicher angezeigt. Ein Klick auf den Hinweis ruft die Einstellungen auf, so dass die Verknüpfung ggf. wieder hergestellt werden kann.
  
• Zusätzlich erfolgt nun ebenfalls ein deutlich sichtbarer Hinweis, wenn die verknüpfte Lerngruppe nicht aus dem aktuellen Halbjahr stammt.

Nachrichten

• Die Empfängersuche wurde verbessert und Fehlerkorrekturen durchgeführt.

Oberstufenwahl

• Fehlerbehebung beim Import externer Teilnehmender
• Fehlerbehebung und Anpassung einiger Vorlagen, sodass nun auch die Alternativwahl wieder funktioniert
• Die Information, dass der Block „Bemerkungen“ immer an erster Stelle im Formular stehen muss, wurde ergänzt.

Stundenplan

• Es gibt nun die Möglichkeit einer Stundenersetzung (ähnlich der Stufen- und Klassenersetzungen des Stundenplans): Teilweise ist es notwendig, eine Stunde aus dem Import zu ersetzen, zum Beispiel, wenn die erste Pause im Stundenplanprogramm mit 15 und im Schulportal mit 1/2 benannt ist. Dies kann nun über eine Ersetzung wie „15 -> 1/2“ umgesetzt werden.

Vertretungsplan

• Korrigierte Einstellung, um „f.a.“ zu ersetzen, wenn bei einer Stunde Vertreter und Hinweisfeld leer sind: Standardmäßig wird nun „fällt aus“ angezeigt, dies kann in der Administration angepasst werden.
• Erweiterte Einstellung, um Stundennamen zu ersetzen (analog zum Stundenplan)
• Es wurden mehrere neue ein- und zweispaltige Anzeigentypen für Anzeigenmonitore hinzugefügt.
• Die Sortierung der Klassen auf den Anzeigen für Lernende ist nun wieder erst numerisch, dann alphabetisch.

Verwaltung

• Die Aktivierung bzw. Deaktivierung schulischer Links führt nun auch zu einer sofortigen (bzw. spätestens nach 3 Minuten erfolgenden) Aktualisierung auf der eigenen Startseite. Dadurch kann schneller überprüft werden, ob die Änderungen dem gewünschten Ergebnis entsprechen. Die Aktualisierung der Startseite aller anderen Nutzenden der Schule kann weiterhin bis zu 60 Minuten dauern.

WLAN-Voucher

• Voucher-Blöcke können nun mit einem Ablaufdatum versehen werden, sodass diese dann nach diesem Datum nicht mehr verteilt werden können.

Übergreifend

• Es gibt nur noch einen Logout-Button für den Single-Sign-On (SSO).
• Die Basiseinstellungen der Module sind wieder über die Verwaltung erreichbar (und nur dort).

Trotz umfangreicher Tests lassen sich Fehler durch Aktualisierungen leider nie vollständig ausschließen. Sollten Sie nach dem Update auf Schwierigkeiten stoßen, so zögern Sie bitte nicht, eine entsprechende Anfrage zu eröffnen.

Liebe Nutzerinnen und Nutzer, bitte beachten Sie Folgendes:

Vom 02 April 2021 bis 16. April 2021 ruht der Support.

Ein Notfallsupport existiert, der jedoch nur auf Notfälle der Systeme reagiert.

Pünktlich zum Schulstart am 19. April stehen wir Ihnen in gewohnter Form zur Verfügung.

Benutzerverwaltung: Stellvertretende Klassenleitungen

Angepasst an die neuen LUSD-Abfragemöglichkeiten, kann in der Benutzerverwaltung  ab sofort zwischen Klassenleitungen und stellvertretenden Klassenleitungen unterschieden werden. Diese können sowohl über den normalen Lehrenden-Import eingelesen als auch manuell bearbeitet werden.

Wichtig: Die für den LUSD-Export (Abfrageassistent) benötigten Felder für den Lehrenden-Import haben sich dadurch geändert – unabhängig davon, ob Sie stellvertretende Klassenleitungen nutzen. Näheres erklärt der dazugehörige Helpdesk-Artikel.

Die stellvertretenden Klassenleitungen können im Lerngruppenmodul alle Listen der betreffenden Klasse generieren und in mein Unterricht Leistungen und Fehlzeiten (je nach Einstellung) genauso einsehen und bearbeiten wie reguläre Klassenleitungen.

Die entsprechende, auch optische, Trennung in weiteren Modulen, bspw. Stundenplan oder Lerngruppen folgt demnächst.

Darüber hinaus wurde die Klassenleitungsübersicht entsprechend um die stellvertretenden Klassenleitungen sowie die Spalte „Raum“ (Klassenraum) ergänzt. Der Raum wird dabei aus dem Stundenplanmodul aufgrund der Häufigkeit der Einträge ermittelt.

Neu: „E-Mails – Ungelesene“

Dieses Tool bietet die Möglichkeit, von dienstlichen IMAP- oder POP3-Servern die Anzahl der ungelesenen E-Mail-Nachrichten abzufragen, um so den Lehrenden anzuzeigen, dass neue E-Mails vorliegen.

Gleichzeitig erfolgt die Verlinkung zur entsprechenden Loginseite, so dass die Lehrenden sehr schnell Ihre E-Mails abrufen können. Dabei kann der Loginname (falls die Loginseite diese Funktion besitzt) mit übergeben werden.

Das Tool kann mit mehreren Konten verknüpft werden, so dass neben dem direkt persönlich zugeordneten E-Mail-Konto auch noch weitere Funktions- bzw. Sammelkonten eingebunden werden können.

Um unkompliziert herauszufinden, welche Verbindung zu dem Server die schnellste ist, existiert für Tooladmins dieses Tools die Möglichkeit, die verschiedenen Verbindungsparameter automatisch testen zu lassen.

[Ergänzung vom 18.03.] Die @schule.hessen.de-Adressen unterstützen kein IMAP oder POP3 und können somit nicht über dieses Tool abgerufen werden.

Mein Unterricht

Lernende sehen in der wochenweisen Ansicht jetzt alle bereits freigegebenen Einträge, die noch in der Zukunft liegen.

Abiturhelfer

Die Ausgabe der Prüfungsart beim Export der mündlichen Prüfungstermine wurde  korrigiert.

Außerdem

Viele kleine Verbesserungen und Anpassungen im Detail.

… war das Schulportal Hessen – und vor allem die Benutzerverwaltung – nicht mehr erreichbar: Freitag, der 13. März 2020 (… ein sehr passender Termin).

Wir bekamen so viele Anfragen, dass das System keine Chance hatte. Das Wochenende und auch die nächsten Wochen waren für uns sehr arbeitsreich.

In unseren internen Gruppen haben wir uns heute ausgetauscht: Was bedeutete es für uns, für unsere Abordnungen, aber auch für unsere Schulen, unseren Unterricht und unsere Kollegien. Kurzum: Was ist innnerhalb dieses Jahres mit dem SPH und uns und unseren Schulen passiert?

Wir freuen uns sehr, wenn Sie hier per Kommentar ebenso Ihre Erfahrungen mit uns teilen.

Bedingt durch die Anpassung unserer Fortbildungsdatenbank werden aktuell neue Angebote nicht über unsere Kachel „SPH: Fortbildungen“ signalisiert. Um einen Überblick über die aktuellen Fortbildungen und viele weitere interessante Workshops zu erhalten, schauen Sie bitte hier: https://schulportal.hessen.de/fortbildungen/angebote/

Die Verwendung der Filterfunktionen, besonders „Alle SPH-Bereiche“, hilft bei der gezielten Suche nach Angeboten.

Hinter den Kulissen rennen die Hamster in ihren Rädern weiter. Neben den immer noch zeitintensiven Arbeiten zur Systemstabilisierung konnten wir an vielen Stellen einige kleinere oder größere Verbesserungen umsetzen. Die Liste ist bestimmt nicht ganz erschöpfend:

Benutzerverwaltung:

1. Die Importfunktionen für Lehrende, Eltern und Lernende bieten jetzt die Möglichkeit, einen Teilimport durchzuführen, so dass Einträge, die nicht im Import sind, nicht automatisch deaktiviert werden. Außerdem kann man bereits vor dem Upload sehen, wie groß der Andrang und damit die voraussichtliche Wartezeit in der Warteschlange ist.
2. Mehr Übersicht: Nach erfolgtem Import werden alle durch den Import ausgelösten Neuanlagen, Aktualisierungen und Deaktivierungen zusammengefasst angezeigt. Dabei können die einzelnen Bereiche per Klick auf das Plus-Symbol ausgeklappt werden und zeigen dann Informationen zu jedem betroffenen Account.
3. Einfachere Zuordnung von Elternaccounts: Eltern können jetzt Lernende direkt zugeordnet werden bzw. eine Verknüpfung kann dort aufgehoben werden. Außerdem hilft der Button „Eltern überprüfen“ auf der Elternseite der Benutzerverwaltung, ähnliche Mehrfacheinträge der gleichen Eltern zu finden, so dass diese leichter in der LUSD korrigiert werden können.

Mein Unterricht

1. Gelöschte Kursmappen können jetzt innerhalb von fünf Tagen nach der Löschung wiederhergestellt werden.
2. Sowohl Lehrende als auch Lernende können ihre Abgaben auf einer Übersichtsseite im Blick behalten (Bild aus Lehrendensicht). Abgaben, die noch ausstehen und bald enden (aus Lernendensicht) und Abgaben, zu denen die Dateien bald gelöscht werden (aus Lehrendensicht) werden sowohl in der Abgabenübersicht als auch auf der Kachel gesondert angezeigt.Beide Funktionen sind auch über das „Mehr…“-Menü erreichbar:
3. Bereits archivierte Kursmappen können jetzt auch wieder reaktiviert und somit aus dem Archiv entnommen werden.
4. Ein Wechsel zwischen 1. und 2. Halbjahr innerhalb einer Kursmappe ist nun über den passenden Button möglich, so dass unter anderem kurz vor dem Halbjahreswechsel bereits Einträge für das folgende Halbjahr gemacht werden können.
5. Die vielfältigen Exportmöglichkeiten haben eine einheitliche Optik erhalten.
6. Der Export „Kursmappe zur Abgabe“ bietet jetzt die Option, die mündlichen Teilnoten auszublenden.
7. Über die Abwesenheitsadministration können Lernende jetzt auch stundenweise als entschuldigt eingetragen werden können.
8. Zu guter Letzt sehen Lernende in der wochenweisen Ansicht jetzt auch die Einträge der aktuellen Woche, die noch in der Zukunft liegen, aber bereits freigegeben sind.

Dateiverteilung

1. Hier wurden Verbesserungen im Umgang mit Sonderzeichen und der Darstellung neuer und vorhandene Einträge vorgenommen.
2. Die Fehlermeldung “falsche Zuordnung” sollte jetzt nicht mehr auftreten.

Klausurenplaner

Eine feinere Rechteverwaltung sowohl im Im- und Export als auch bei der neuen Möglichkeit, die Abgaben ganzer Zweige gesammelt herunterzuladen ermöglicht nun eine Trennung zwischen Tooladmins und z.B. Zweigleitungen.

Oberstufenwahl

1. Die Summensperre funktioniert wieder wie erwartet.
2. Freie Bemerkungsfelder sind nun verfügbar.
3. Außerdem stehen jetzt mehrere Vorlagen zur Verfügung.

Außerdem

• Viele Änderungen und Überarbeitungen von Details: Menüstrukturen, Bezeichnungen, Hinweistexte und optische Anpassungen, neue Einstellungen und Präzisierungen – zum Beispiel bei den WLAN-Vouchern.
• Im Abiturhelfer werden jetzt Lernende, die nicht mehr in der Importdatei enthalten sind, gelöscht.

Der Bereich der Pädagogischen Organisation des Schulportal Hessen unterstützt die hygienischen Maßnahmen des Hessischen Kultusministeriums im Umgang mit Covid-19 mit zwei Optimierungen:

1. Optimierung: Timer
Um den regelmäßig geforderten Luftaustausch, der eine wesentliche Maßnahme zur Verhinderung einer Infektion darstellt, im Unterricht zeitlich im Blick zu haben, wurde der Multitimer in der App Zeit um das Lüftungskonzept 45 und das Lüftungskonzept 90 erweitert, die Auswahl erfolgt je nach schulischem Stundenkonzept:

Die Timer sind phasiert programmiert, sodass sie dem vorgegebenem Lüftungskonzept des Landes Hessen entsprechen (Stand: 25.10.2020). Der Ablauf einzelner Zeitphasen wird durch ein Audiosignal signalisiert, die aktuelle Phase für eine Orientierung dabei optisch hervorgehoben:

2. Optimierung: Potenzielle Kontakte ermitteln
Tooladministratoren der App Lerngruppen können nun potenziellen Kontakte von Lernenden aus den Lerngruppen ermitteln. Die dahintersteckende Funktion wurde bereits „unter der Oberfläche“ im Klausurenplaner genutzt (Klausurüberschneidungen zwischen Lerngruppen) und nun als Button in „Lerngruppen“ zur Verfügung gestellt. Um die potenziellen Kontakte von Lernenden in den eingespielten Lerngruppen zu ermitteln, müssen die Lernenden über die Eingabemaske gesucht und ausgewählt werden:

Über den Button Potenzielle Kontakte wird eine Liste mit einer umfänglichen Übersicht bereitgestellt aus der deutlich wird, in welchem Kurs es zu möglichen Kontakten zu welchen Lernenden gekommen sein kann:

Da die Anlaufstelle für Lehrende, Lernenden und deren Eltern für Support immer nur die jeweilige Schule sein kann, müssen in der Verwaltung nun entsprechende Supporttexte hinterlegt werden. Durch diese werden die Nutzenden der Schule über die Supportwege/-angebote der Schule informiert (bspw. FAQ unter einem Link, Anruf im Sekretariat, E-Mail an eine bestimmte Adresse schreiben, etc.). Die vier Texte unterscheiden sich in den Zielgruppen, da der Support an den Schulen für diese meist unterschiedlich abgebildet wird:
Die hinterlegten Hinweise erscheinen zum einen bei einem gescheiterten Loginversuch, zum anderen, wenn Nutzende auf Support-Anfrage unter „Support“ im Menübanner des Schulportals klicken: