In “mein Unterricht” gibt es seit kurzem diverse globale Anwesenheitserfassungs- und Auswertungsmöglichkeiten. Diese sollen hier noch einmal kurz vorgestellt werden. Für alle gilt: Sie sind über die Einstellungen in “mein Unterricht” ausschließlich einzelnen Lehrenden als Recht zuweisbar und sollten vor ihrem Einsatz gut überlegt werden.

Abwesenheitsmeldungen und Historie

Bereits seit längerem gibt es die Möglichkeit, globale Abwesenheitsmeldungen, bspw. durch das Sekretariat, vorzunehmen. Die dort eingetragenen Lernenden erscheinen dann direkt in den Kursmappen der Unterrichtenden als fehlend. Neu hinzugekommen ist die Möglichkeit, sich auch die Historie der Abwesenheitsmeldungen einzelner Lernender anzeigen zu lassen.

Hierzu kann man auf der Eingabeseite einer neuen Meldung einen beliebigen Namen eingeben und dann hinter dem Namen auf das blaue Icon klicken. Anschließend öffnet sich die Abwesenheitsmeldungsübersicht für den/die ausgewählte/n Lernende/n.

Anwesenheiten aller Lernenden

Über die “Anwesenheitssuche” im Menu gelangt man zu einem Suchfenster, über das man beliebige Lernende auswählen kann.

Per Klick erhält man die Klassenlehreransicht der Fehlzeiten dieses/r Lernenden.

Fehlzeitenauswertung

Über den dritten Untermenupunkt gelangt man zur neuesten Auswertungsmöglichkeit.

Hier lässt sich global die Abwesenheit für einen bestimmten Zeitraum sowie einen bestimmten Zweig für alle Lernenden anzeigen. Zeitraum und Zweig(e) sind dabei variabel auswählbar, man sollte jedoch beachten, dass alle Daten jeweils live berechnet werden, was, je nach Auswahl, eine längere Berechnungsdauer bedeuten kann.

Ergänzen kann man die Übersicht sogar noch mit den, ebenfalls live berechneten, Schulabsentismushinweisen, sofern diese für einen Lernenden aufgrund seiner gesamten Fehlzeiten für die zuvor ausgewählten Lernenden (Zeitraum/Zweig) vorliegen. Somit kann man bspw. als Schulleitung sehr schnell einen Überblick über möglichen Schulabsentismus in bestimmten Stufen sowie die angefallenen Fehlzeiten der letzten Wochen erlangen.

Selbstverständlich kommt man auch von dort per Klick auf den Schülernamen zu dessen gesamter Anwesenheitsübersicht, die der Klassenlehrer jederzeit hat.

Damit man bei Anträgen auf Bußgeldverfahren oder rein informativ alle Fehlzeiten übersichtlich inklusive allen relevanten Informationen (Tag, Stunden, Fächer, Lehrende etc.) erhält, gibt es in der Klassenübersicht bei jedem Lernenden nun ein zusätzliches, gelbes Feld, mit dem man diese Übersicht aufrufen kann.

Diese Ansicht enthält dann die beschriebenen Informationen inklusive der summierten Auswertung. Selbstverständlich kann man diese Übersicht dann auch direkt ausdrucken.

Über den Button “Monatssummen” gelangt man zusätzlich zu einer prozentualen Übersicht der Anwesenheiten eines/r Lernenden nach Monaten sortiert und übersichtlich aufbereitet. Auch diese Ansicht ist druckbar.

Um bei der Annahme von Entschuldigungen für Fehlzeiten direkt sehen zu können, ob  Lernende bereits volljährig sind und somit ihre Entschuldigungen selbst unterschreiben dürfen, wird in der Historienansicht neben dem Lernendennamen nun bei Volljährigkeit “18+” angezeigt.

Zusätzlich wird diese Information auch in der individuellen Anwesenheits- und Leistungsübersicht der Lernenden angezeigt. Hier ergänzt durch die Angabe 21+, sofern die Lernenden bereits das 21. Lebensjahr vollendet haben und somit die Erziehungsberechtigten nicht mehr über Anwesenheits- und Leistungsstand informiert werden dürfen.

Je nach pädagogischem Grundsatz der Schule werden Klassenleitungen dazu aufgefordert, vor den Fachlehrenden einen Notenvorschlag im Arbeits- und Sozialverhalten abzugeben. Seit vergangener Woche ist es nun möglich, diese Phasierung der Notenabgabe durch Rückmeldungen auf der Kachel und durch Hinweise in unserer App “Kopfnoten” zu unterstützen. So kann nun fakultativ in den Einstellungen ein Zeitraum für Klassenleitungen definiert werden, ab dem diese Zielgruppe zur Eintragung über die Kachel aktiv aufgefordert wird:

In der App selbst werden allen Eintragenden diese Informationen optisch aufgearbeitet dargeboten:

Um Klassenlehrende bei der Suche nach “eigenen” Lernenden zu unterstützen, werden solche Lerngruppen mit dem Hinweis “mit Lernenden aus eigener Klasse” während dieser vorgeschalteten Eintragungsphase in der Übersicht hervorgehoben:

Nicht immer ist es möglich, ohne Rücksprache/einem Gespräch mit anderen Lehrenden eine Kopfnote festzulegen – zu viele pädagogische Kriterien spielen eine Rolle. Um das Feld in der App nicht einfach leer zu lassen, sondern einen “Gesprächsbedarf” in der anstehenden Notenkonferenz deutlich zu machen, kann nun die Eintragungsmöglichkeit “Gesprächsbedarf” gewählt werden: die Klassenleitung kann sich somit gezielt vorbereiten.

Da bei dieser Option kein nummerischer Wert vorliegt, wird diese Auswahl bei der mathematische Durchschnittsnote nicht mitberücksichtigt. In der Übersicht und im Export/Ausdruck wird der fachspezifische Gesprächsbedarf (“GB”) hervorgehoben:

Auf diese Frage in Twitter sammelten sich vielfältige Antworten von Zielveränderung der Schulen über Teamzeiten, Parallelkurse bis hin zu Unterrichtsveränderung, Werten und Ruheräumen. Ich antwortete: “Für die Umsetzung aller anderen Antworten: Zeitfresser finden und diese Parts verändern – von der notwendigen Verpflichtung über den Umfang bis hin zur digitalisierten Vereinfachung/Reduzierung #SchulportalHessen”

Danach bekam ich mittlerweile mehrfach per Direktnachricht Nachfragen, was ich vor allem mit der “digitalisierten Vereinfachung/Reduzierung” meine und was ich darunter verstehe. Die Antwort ist einfach: Wir benötigen in Schule Zeit für Veränderungsprozesse (und am liebsten Optimierungsprozesse), doch diese Zeit haben wir meist nicht, da wir ausgelastet sind. Also stecken wir in der klassischen Umzugsfalle: Vor dem Schrank türmen sich die Umzugskartons. Um an den Schrank zu kommen, müssten die Umzugskartons leer geräumt werden. Doch die Inhalte gehören in den Schrank, an den wir nicht kommen, da die Kartons davor stehen, …

Also muss man Entlastung in irgendeiner Form schaffen, um Zeit zu gewinnen (und damit schon gleich wieder zu entlasten), die man für weitere Veränderungen nutzen kann.

Warum sehe ich den Part dabei am Anfang bei der Digitalisierung mit Hilfe des “Schulportal Hessen”? Schulentwicklung fängt schon bei kleinen Sachen an:

• Wenn ich den Terminkalender der Schule manuell in meinen Lehrerkalender oder auch in den digitalen Familienplaner übertragen muss, dann kostest das jedes Kollegiumsmitglied echte Zeit. Je nach Schulgröße durchaus 1 bis 2 Stunden zum Schuljahresanfang.
• Wenn man die Kurslisten per Hand in seinen Lehrerkalender einschreibt oder auch in sein Lehrer-Programm eintippt, so kostet das Zeit – je nach Verteilung über Haupt- und Nebenfächer im eigenen Stundenplan schonmal mehrere Stunden.
• Wenn man sich mit anderen Kollegen nach Möglichkeit in einer Freistunde treffen möchte, aber die Stundenpläne nicht im direkten Zugriff hat, dann bedeutet das entweder das nebeneinanderlegen von Seiten eines Ordners im Lehrerzimmer oder auch das Aufsuchen der Stundenplanmachenden. Vor allem für letztere durchaus eine hohe Zeitbelastung.
• Wenn man die Rohpunkte der Arbeiten, Lernkontrollen, Klausuren per Hand zusammenrechnet, unter jede Arbeit den Notenspiegel samt Note schreibt.
• Wenn man Kopfnoten als Fachlehrer eintragen muss und dies nur in der Schule in einer Klassenliste machen kann (die auch durchaus mal verschwindet oder schon in Beschlag ist), kostet es nicht nur Zeit, sondern erzeugt auch Frust.
• Wenn man als Klassenlehrer die einzelnen Kopfnoten und Fehlzeiten jedes Lernenden per Hand zusammenträgt und zusammenrechnet …
• Wenn man seine Einzelnoten am Halbjahresende mühsam per Hand zusammenrechnet …
• Wenn man als Klassenlehrer keinen direkten Überblick über die Fehlzeiten und auch die aktuellen Fachnoten seiner Schüler hat, …
• Wenn man …

Wenn man diese analogen Prozesse digitalisieren und damit die (zeitliche) Belastung der Einzelnen und des Gesamtsystems Schule für die Erfüllung der selben Aufgaben mit dem selben Umfang und der gleichen Komplexität reduziert, so wäre eine Entlastung für Einzelne und alle möglich. Doch diese Prozesse sind durch Digitalisierung im “Schulportal Hessen” nicht nur digitalisiert, sondern (impliziter oder auch expliziter) Teil der Schulentwicklung in jeder einzelnen Schule, die damit startet.

Warum ist das nicht nur “Digitalisierung”, sondern sogar “Schulentwicklung” und gleichzeitig der Übergang zur “Zeitfresser”-Eleminierung? Digitalisierung ist nur die Umsetzung eines analogen Prozesses in einen digitalen. Schulentwicklung wird es dadurch, wenn man durch die Digitalisierung noch weitere (also “Bonus”-)Effekte auslösen kann: Einfachere Auswertung, einfachere Zusammenführung, einfacherer Weitergabe, automatisierte Unterstützungen, … diese Punkte verändern dann aber direkt die Schule: Vom Informationsfluss über den Umgang miteinander bis hin zu den Arbeitsstrukturen und -Vorgehensweisen.

Gleichzeitig entsteht durch diese “Bonus”-Effekte der Digitalisierung eine Elimination von “stumpfsinnigen” Aufgaben (wie bspw. dem “per Hand Zusammenrechnen von …” oder dem “Übertragen von …” … den “Zeitfressern”), wodurch wiederum Zeit für das gesamte Kollegium gewonnen wird, die wiederum sinnvoll für weitere Schulentwicklungsprozesse genutzt werden sollte.

Passend zu den nahenden Zeugniskonferenzen ist die Verknüpfung unserer Apps “mein Unterricht” und “Kopfnoten” weiter optimiert worden. Die in “Kopfnoten” von den jeweiligen Fachlehrenden vorgeschlagenen AV-/SV-Noten werden in der Kursmappe der Lerngruppe unter “Weitere” abgespeichert: Kursmappe auswählen => Leistungen => ausführlich.

Die hier abgebildeten Kopfnoten können in “mein Unterricht” nicht editiert werden, dies geschieht ausschließlich über die App “Kopfnoten”. Über die verlinkte Bezeichnung der Spalte AV und SV kommen die Eintragenden direkt in die App  “Kopfnoten”, um ggf. Anpassungen der Vorschläge vorzunehmen.

Der Klausurenplaner ist um ein weiteres Detail ergänzt worden: Wenn bereits 3 Prüfungen für mind. eine/n Lernende/n der Lerngruppe vorliegt und eine weitere geplant wird, werden die eintragenden Lehrenden bzw. Tooladmins nun entsprechend § 28 VOGSV Absatz 2 darauf hingewiesen, dass in einer Unterrichtswoche nicht mehr als drei schriftliche Arbeiten liegen dürfen:

Im Anschluss an den Hinweis ist eine Eintragung weiterhin möglich, da nicht alle pädagogischen und organisatorischen Entscheidungen automatisiert abgebildet werden können. Im Klausurenplaner selbst werden aber für eine bessere Übersichtlichkeit die aktuelle Maximalanzahl an Prüfungen mind. einer/s Lernender/n in der ersten Spalte summiert. Überschreitungen nach § 28 VOGSV Absatz 2 werden rot hervorgehoben:

Auf mehrfachen Wunsch hin haben wir die Eingabemöglichkeit der Hinweistexte in der Verwaltung optimiert. Ab heute können zusätzlich HTML-Tags zur individuellen Gestaltung bzw. Formatierung der Texte genutzt werden, die auf der Startseite von Lehrenden, Lernenden und Eltern dargestellt werden können:Der hierfür zuständige Tooladmin trägt bei Verwendung von HTML-Tags die Verantwortung über das Resultat der Darstellung. Ein “Nachschlagewerk” für alle gängigen HTML-Tags ist unter www.selfhtml.org zu finden. Hilfreich kann es auch sein, einen Online-HTML-Editor als Unterstützung zu nutzen.

Für den Hinweistext auf der Loginseite bleiben HTML-Tags weiterhin nicht zulässig.

Nachdem wir uns im Februar über die Überschreitung der 10.000 Logins/Tag sehr gefreut haben, ist es schon im November soweit gewesen, dass wir bereits regelmäßig über 20.000/Logins pro Tag verzeichnen konnten.

Unter der Woche liegen die Logins in den letzten vier Wochen zwischen 18.822 und 22.214 Logins – und selbst sonntags liegen die Loginzahlen bei über 10.000.

Insgesamt bewegen wir uns gerade mit bereits 2,9 Millionen Logins im Jahr 2019 schnellen Schrittes auf die 3 Millionen Logins zu – wobei diese wohl nicht mehr erreicht werden. Aber auch die 2,9 Millionen Logins stellen wiederum mehr als eine Verdopplung der Loginzahlen zum Vorjahr dar.