Datenschutzerklärung des Hessischen Ministeriums für Kultus, Bildung und Chancen für das Schulportal des Landes Hessen

Diese Datenschutzerklärung erfüllt die datenschutzrechtlichen Informationspflichten des Hessischen Ministeriums für Kultus, Bildung und Chancen (HMKB) in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Plattform Schulportal Hessen. Die Datenschutzerklärung richtet sich an alle natürlichen Personen, die das Schulportal Hessen ganz oder teilweise nutzen.

Das Schulportal Hessen besteht aus mehreren verschiedenen Bestandteilen. Da die einzelnen Bestandteile des Schulportal Hessen zu einem großen Teil miteinander zusammenhängen (z.B. im Rahmen einer gemeinsamen Login-Verwaltung), haben wir uns dazu entschlossen, Ihnen alle wichtigen Informationen an dieser Stelle zur Verfügung zu stellen, auch wenn Sie die Bestandteile nicht vollumfänglich oder nur teilweise nutzen.

Externe Angebote von Dritten werden im Schulportal Hessen entsprechend gekennzeichnet.

Damit Sie besser navigieren können, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, direkt – mittels Klick – zu den Informationen der einzelnen Bestandteile und Module zu springen.

Inhaltsverzeichnis

Block I: Allgemeines

Block II: PaedOrg

Block III: PaedNet

Block IV: Bildungsserver

Block V: LernSys

Block VI: Angeschlossene Systeme

Block VII: Externe Angebote

Block VIII: Eingesetzte Webdienste

Block IX: Eingesetzte Cookies

Block X: Eingesetzter Local & Session Storage

I.        Allgemeines

1.       Verantwortlicher

Als öffentliche Stelle unterliegen wir insbesondere den Vorschriften des Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetzes (HDSIG) und der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO). Das HMKB unterstützt die Digitalisierung an Schulen und kann den Schulen digitale Anwendungen zur Verfügung stellen. In diesem Fall trifft das HMKB auch die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO. Bei Fragen zur Datenschutzerklärung, der Wahrnehmung Ihrer Datenschutzrechte im Hinblick auf das Schulportal Hessen oder Fragen zur Datenverarbeitung erreichen Sie das Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen unter den nachfolgenden Kontaktdaten:

Hessisches Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen
Luisenplatz 10
65185 Wiesbaden
E-Mail: Schulportal@Kultus.Hessen.de
Tel: 0611 368-0
Fax: 0611 368-2013

2.       Gemeinsame Verantwortlichkeit des Ministeriums für Kultus, Bildung und Chancen mit den Schulen

Im Hinblick auf die jeweilige Schule, für die Nutzende freigeschaltet und berechtigt werden, besteht aus datenschutzrechtlicher Sicht eine gemeinsame Verantwortlichkeit im Sinne des Art. 26 DS-GVO. Die Aufteilung der datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten ist zwischen der Schule und dem HMKB geregelt. Es besteht grundsätzlich keine gemeinsame Verantwortlichkeit zwischen den Schulen untereinander.

Die jeweilige Schule installiert und betreut technisch den Zugang zu PaedNet und legt die Nutzungsaccounts für alle Systeme des Schulportal Hessen in der Nutzerverwaltung für das IdM (Identitätsmanagement) an.

3.       Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten

Die Datenschutzbeauftragten oder den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: datenschutzbeauftragter.hmkb@kultus.hessen.de, per Post über die Adresse des Kultusministeriums.

4.       Allgemeine Hinweise zur Kontaktaufnahme via Fax oder E-Mail

Ihre personenbezogenen Daten werden durch das HMKB durch technische und organisatorische Maßnahmen bei der Erhebung, Speicherung und Verarbeitung so geschützt, dass sie für unberechtigte Dritte nicht zugänglich sind.

Bitte beachten Sie, dass bei einer unverschlüsselten Kommunikation per E-Mail oder Fax die vollständige Datensicherheit auf dem Übertragungsweg zu unseren IT-Systemen nicht gewährleistet werden kann, sodass wir bei Informationen mit hohem Geheimhaltungsbedürfnis ausdrücklich eine verschlüsselte Kommunikation oder den Postweg empfehlen.

5.       Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf des Schulportal Hessen erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen des jeweils abrufenden Gerätes (z.B. Computer, Mobiltelefon, Tablet, etc.). Aufgrund der dezentralen Serverstruktur des Schulportal Hessen werden in bestimmten Fällen die nachfolgend geschilderten Logdaten aus technischen Gründen von verschiedenen Systemen erhoben und verarbeitet. Für alle Erhebungen und Verarbeitungen gelten jedoch die gleichen Voraussetzungen.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen und wozu dienen diese?

1. Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version;
2. das Betriebssystem des Abrufgerätes;
3. Hostname des zugreifenden Rechners;
4. die IP-Adresse des Abrufgerätes;
5. Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
6. Websites und Ressourcen (Bilder, Dateien, weitere Seiteninhalte), die auf unserer Internetseite aufgerufen wurden;
7. Websites, von denen das System des Nutzenden auf unsere Internetseite gelangte (Referrer-Tracking);
8. Meldung, ob der Abruf erfolgreich war;
9. übertragene Datenmenge.

Diese Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung der technischen Logdaten zusammen mit personenbezogenen Daten eines konkreten Nutzenden findet nicht statt, sodass eine Identifizierung einzelner Besuchender der Seiten nicht erfolgt.

Die vorübergehende (automatisierte) Speicherung der Daten im Klarformat ist für den Ablauf eines Websitebesuchs erforderlich, um eine Auslieferung des Schulportal Hessen zu ermöglichen.

Der Zweck der Datenverarbeitung ist die Bereitstellung des Schulportal Hessen durch das Land Hessen. Nach §§ 83a, 83 des Hessischen Schulgesetzes dürfen die Daten zu Zwecken der rechtmäßigen Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags der Schulen und für einen jeweils damit verbundenen Zweck oder zur Durchführung schulorganisatorischer Maßnahmen verarbeitet werden. Das Schulportal Hessen selbst bildet hierbei eine Grundlage für die Schulen, Schülerinnen und Schüler, Lehrkräften und sonstigen in der Schule beschäftigten Personen zur Wahrnehmung und Koordination diverser Bildungs- und Verwaltungsaufgaben.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zudem zur Erhaltung der Kompatibilität des Schulportal Hessen für möglichst alle Benutzer und zur Missbrauchsbekämpfung und Störungsbeseitigung. Hierfür ist es notwendig, die technischen Daten des abrufenden Endgeräts zu loggen, um so frühestmöglich auf Darstellungsfehler, Angriffe auf unsere IT-Systeme und/oder Fehler der Funktionalität reagieren zu können. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur generellen Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Dies dient auch dem Schutz der personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten.

Erhaltung der Kompatibilität des Schulportal Hessen für möglichst alle Besuchenden und zur Missbrauchsbekämpfung und Störungsbeseitigung. Hierfür ist es notwendig, die technischen Daten des abrufenden Endgeräts zu loggen, um so frühestmöglich auf Darstellungsfehler, Angriffe auf unsere IT-Systeme und/oder Fehler der Funktionalität reagieren zu können. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur generellen Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Dies dient auch dem Schutz der personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten.

Welche Rechtsgrundlage gilt für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten?

Die Datenverarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i.V.m. §§ 83a, 83 Hessisches Schulgesetz zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt. Als Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen fördern wir die Schulen darin, ihren Bildungs- und Erziehungsauftrag durchführen zu können. Diese Aufgabe besteht in der Wahrnehmung unserer öffentlichen Aufgaben als Kultusministerium. Zudem bieten wir mit dem Schulportal Hessen eine einheitliche Plattform zur Nutzung digitaler Bildungsmöglichkeiten und zur Organisation der Schulen an.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die vorgenannten technischen Daten werden in der Regel nach 14 Tagen gelöscht.

Wie können Sie der Verarbeitung widersprechen oder Daten löschen lassen?

Sie können der Verarbeitung jederzeit nach Art. 21 DS-GVO widersprechen und eine Löschung von Daten nach Art. 17 DS-GVO verlangen. Welche Rechte Ihnen zustehen und wie Sie diese geltend machen, finden Sie im weiteren Verlauf dieser Datenschutzerklärung (Block I Allgemeines – Punkt „Ihre Datenschutzrechte“).

6.       Ihre Datenschutzrechte

Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Sofern dies der Fall ist, haben Sie ein Recht auf Auskunft über die in Art. 15 Abs. 1 DS-GVO benannten Informationen, soweit nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden (vgl. Art. 15 Abs. 4 DS-GVO). Gerne stellen wir Ihnen auch eine Kopie der Daten zur Verfügung.

Recht auf Berichtigung

Sie haben nach Art. 16 DS-GVO das Recht, bei uns ggf. falsch hinterlegte personenbezogene Daten (wie z.B. Adresse, Name, etc.) jederzeit korrigieren zu lassen. Auch können Sie jederzeit eine Vervollständigung der bei uns gespeicherten Daten verlangen.

Recht auf Löschung

Sie haben nach Art. 17 Abs. 1 DS-GVO das Recht darauf, dass wir die über Sie erhobenen personenbezogenen Daten löschen, wenn

1. die Daten entweder nicht mehr für den verfolgten Zweck benötigt werden;
2. aufgrund des Widerrufs Ihrer Einwilligung die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ersatzlos entfallen ist;
3. Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben und keine berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen;
4. Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet werden;
5. eine rechtliche Verpflichtung dies erfordert oder eine Erhebung nach Art. 8 Abs. 1 DS-GVO stattgefunden hat.

Das Recht besteht nach Art. 17 Abs. 3 DS-GVO dann nicht, wenn

1. die Verarbeitung zur Ausübung des Rechtes auf freie Meinungsäußerung und Information erforderlich ist;
2. Ihre Daten auf Grundlage einer rechtlichen Verpflichtung erhoben worden sind;
3. die Verarbeitung aus Gründen des öffentlichen Interesses erforderlich ist;
4. die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Nach Art. 18 Abs. 1 DS-GVO haben Sie in einzelnen Fällen das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Dies ist dann der Fall, wenn

1. die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird;
2. die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie einer Löschung nicht zustimmen;
3. die Daten nicht länger für den Verarbeitungszweck benötigt werden, aber die erhobenen Daten der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen;
4. ein Widerspruch gegen die Verarbeitung nach Art. 21 Abs. 1 DS-GVO eingelegt worden ist und noch unklar ist, welche Interessen überwiegen.

Recht auf Widerruf

Sofern Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO), können Sie diese jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch nicht berührt wird.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben nach Art. 20 DS-GVO einen Anspruch auf Übermittlung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben. Die Daten werden von uns in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt.

Wir stellen Ihnen auf nach Art. 20 Abs. 1 DS-GVO folgende Daten bereit:

1. Daten, die aufgrund einer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO erhoben wurden;
2. Daten, die wir gemäß nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO im Rahmen bestehender Verträge von Ihnen erhalten haben;
3. jeweils soweit diese im Rahmen eines automatisierten Verfahrens verarbeitet worden sind.

Dieses Recht gilt nicht für eine Verarbeitung, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

Die Übertragung der personenbezogenen Daten direkt an einen von Ihnen gewünschten Verantwortlichen werden wir vornehmen, soweit dies technisch machbar ist. Bitte beachten Sie, dass wir Daten, die in die Freiheiten und Rechte anderer Personen eingreifen nach Art. 20 Abs. 4 DS-GVO nicht übertragen dürfen.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde nach Art. 77 Abs. 1 DS-GVO

Sofern Sie den Verdacht haben, dass auf unserer Seite Ihre Daten rechtswidrig verarbeitet werden, steht Ihnen nach Art. 77 Abs. 1 DS-GVO die Möglichkeit zur Verfügung, sich an eine Aufsichtsbehörde zu wenden. Das Beschwerderecht nach Art. 77 DS-GVO steht Ihnen in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes und/oder des Ortes des vermeintlichen Verstoßes zu, d.h. Sie können die Aufsichtsbehörde, an die Sie sich wenden, aus den oben genannten Orten wählen. Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet Sie dann über den Stand und die Ergebnisse Ihrer Eingabe, einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DS-GVO.

Die Aufsichtsbehörde des Landes Hessen erreichen Sie unter:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
Tel: 0611-14080

Wie nehmen Sie Ihre Rechte wahr?

Wir bitten Sie aus Gründen der einfacheren Bearbeitung bei der Wahrnehmung Ihrer Rechte zunächst die verantwortliche Schule zu kontaktieren.

Welche Schule konkret für Sie verantwortlich ist, ergibt sich daraus, welcher Schule Sie als Lehrkraft, Schülerinnen und Schüler, Elternteil oder sonstige Organisationseinheit zugeordnet worden sind. Beim Schulportal Hessen erkennen Sie anhand des Logins, welche Schule für Sie datenschutzrechtlich zuständig ist.

Sie können Ihre Rechte jederzeit auch gegenüber uns, dem Kultusministerium, geltend machen. Wir weisen darauf hin, dass Betroffenenanfragen grundsätzlich in enger Abstimmung mit und erst nach Prüfung durch die zuständige Schule durch das Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen umgesetzt oder beantwortet werden. Ein einheitlicher Prozess zur Sicherstellung der Bearbeitung von Betroffenenanfragen ist mit jeder zuständigen Schule vereinbart.

Das Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen erreichen Sie unter:

Hessisches Kultusministerium
Luisenplatz 10
65185 Wiesbaden
E-Mail: Schulportal@Kultus.Hessen.de
Tel: 0611 368-0
Fax: 0611 368-2013

Alternativ können Sie sich auch an die jeweilige Datenschutzbeauftragte oder den jeweiligen Datenschutzbeauftragten wenden.

7.       Auftragsverarbeiter

Das Schulportal Hessen kann aufgrund hoher IT-technischer Anforderungen nicht ohne die Unterstützung von externen Dienstleistern nicht zur Verfügung gestellt werden. Um im Schulportal Hessen möglichst viele Funktionen anbieten zu können, hat das Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen im Hinblick auf diverse technische und inhaltliche Bereitstellungs- und Entwicklungsarbeiten Auftragsverarbeiter mit der Durchführung der Arbeiten betraut.

Die Auftragsverarbeiter wurden durch das Hessische Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen sorgfältig ausgewählt, sind an unsere Weisungen gebunden und werden regelmäßig kontrolliert. Zu diesem Zweck hat das Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen zudem mit allen Auftragsverarbeitern die im Rahmen der DS-GVO erforderlichen Verträge geschlossen. Die Auftragsverarbeiter setzen selbst wieder Unterauftragsverarbeiter im Rahmen der Bestimmungen aus den vorgenannten Auftragsverarbeitungsverträgen ein. Das Hessische Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen hat zusammen mit seinen Auftragsverarbeitern sichergestellt, dass keine nicht in der EU ansässigen Unterauftragsverarbeiter im Hinblick auf den Betrieb des Schulportal Hessen zum Einsatz kommen.

Bei den Auftragsverarbeitern handelt es sich ausschließlich um Firmen und Einzelunternehmen, deren Sitz im Anwendungsbereich der DS-GVO liegt und die im Bereich des Bildungswesens Software erstellen und bearbeiten.

Die Auftragsverarbeiter unterscheiden sich in drei Bereiche:

Hosting-Provider (Alle Daten)

Die Hosting-Provider stellen die technische Infrastruktur der einzelnen Teile des Schulportal Hessen zur Verfügung. Grundsätzlich haben Hosting-Provider die Möglichkeit, auf alle personenbezogenen Daten zugreifen zu können, da sie eine administrative Rolle erfüllen.

Aus technischen Gründen kommen mehrere verschiedene Hosting Anbieter zum Einsatz, die alle isoliert voneinander die Daten verarbeiten. Bei der Auswahl der Dienstleister, die das Hosting der personenbezogenen Daten übernehmen, hat das Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen einen besonderen Maßstab zur Prüfung und Beauftragung angelegt.

Softwareentwicklung und Wartung (Zugriff auf Profildaten und Logdaten)

Die Softwareentwicklung und Wartung wird vor allem von Einzelunternehmern vorgenommen, die eigene Programmierleistungen in die Weiterentwicklung der einzelnen Komponenten des Schulportal Hessen auf Weisung des Hessischen Ministeriums für Kultus, Bildung und Chancen einbringen.

Zudem werden die externen Entwickler zur Hilfe gezogen, wenn es zu Problemen beim Betrieb des Schulportal Hessen kommt. In diesem Zusammenhang können die Entwickler auch Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten.

Für die Software-Entwicklung und Wartung ist insbesondere die Hessische Lehrkräfteakademie, Stuttgarter Str. 18-24, 60329 Frankfurt am Main, Deutschland (https://lehrkraefteakademie.hessen.de) zuständig, die im Auftrag und auf Weisung des Ministeriums für Kultus, Bildung und Chancen Entwicklungs-, regelmäßige Wartungs- und Supportarbeiten am Schulportal Hessen erbringt.

Anbieter professioneller Lernsoftware (Zugriff auf Login-Daten und die Daten der jeweiligen Plattform)

Je nach Art der Einbindung Dritter (direkt im Schulportal Hessen oder im Rahmen eines Logins über das Schulportal Hessen) können die Anbieter Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten. Diese sind in der Regel auf die Anmeldedaten begrenzt. Zudem erheben die Anbieter auf ihren Plattformen ggf. selbst personenbezogene Daten, über die Sie in der jeweiligen Datenschutzerklärung aufklären.

8.       Drittlandübermittlung nur beim SchulMahara

Wir verwenden auf unserer Seite verschiedene Dienste und Dienstanbieter. In PaedOrg, PaedNet und auf dem Bildungsserver werden ausschließlich Dienste und Dienstanbieter mit Sitz in der EU bzw. im EWR verwendet. Bei den angeschlossenen Systemen verweisen wir auf die Datenschutzerklärungen der jeweiligen Drittanbieter.

Im Hinblick auf das im Einsatz befindliche SchulMahara können Übermittlungen in Drittstaaten zustande kommen. Dies ist aufgrund des zielgerichteten – realitätsnahen – Funktionsumfangs des Tools zurückzuführen. Mittels Mahara können eigene Portfolios erstellt und intern geteilt werden. Vereinfacht ausgedrückt handelt es sich um einen Editor, bei dem tatsächlich das eingebunden wird, was man sieht. Im Endeffekt erstellen die Nutzenden eine eigene kleine „Webpage“. Zu diesem Zweck können sie im Internet frei verfügbare Informationen und Inhalte (z.B. YouTube) einbinden. Sofern Nutzende Drittanbieter auf den Portfolios einbinden, werden an diese beim Aufrufen des Portfolios Daten übertragen. Nähere Hinweise zu den einzelnen Diensten finden Sie unter Block V LernSys – Punkt „Funktionen des SchulMahara“.

Bei den Diensten handelt es sich teilweise um Dienste mit Sitz in den USA. In diesen Fällen besteht die Möglichkeit, dass das für die DS-GVO übliche Schutzniveau bei der Übermittlung nicht vollständig gewährleistet werden kann, da nicht auszuschließen ist, dass im Drittland z.B. Behörden Zugriff auf die erhobenen Daten nehmen können. Die Nutzenden werden hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Problematik sensibilisiert.

9.       Empfängergruppen

Im Schulportal Hessen gibt es außer den Auftragsverarbeitern weitere Empfänger. Hierbei handelt es sich im Schulportal Hessen um die folgenden Empfängergruppen:

• Administratoren des Schulportals
• Lehrkräfte mit Tooladmin Rechten
• Lehrkräfte ohne Tooladmin Rechte
• Schülerinnen und Schüler
• Eltern

 

10.   Keine automatisierte Entscheidungsfindung (Profiling)

„Profiling“ ist eine Form der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten unter Bewertung der persönlichen Aspekte in Bezug auf eine natürliche Person, insbesondere zur Analyse oder Prognose von Arbeitsleistung, wirtschaftlicher Lage, Gesundheit, persönlicher Vorlieben oder Interessen, Zuverlässigkeit oder Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel der betroffenen Person, soweit dies rechtliche Wirkung für die betroffene Person entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Das Schulportal Hessen ist zwar aus technischer Sicht grundsätzlich dazu geeignet, Persönlichkeitsprofile zu erstellen oder automatisiert Entscheidungen zu treffen, jedoch findet seitens des Ministeriums für Kultus, Bildung und Chancen keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DS-GVO mit rechtlicher Wirkung für die betroffenen Personen statt. Die Daten der Betroffenen werden ausschließlich zur Erbringung der in dieser Datenschutzerklärung aufgelisteten Zwecke verarbeitet.

Auch bei den gemeinsam verantwortlichen Schulen findet keine automatisierte Entscheidungsfindung mithilfe der im Schulportal Hessen erhobenen personenbezogenen Daten statt.

11.   Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Schulportal Hessen

Soweit nicht in dieser Datenschutzerklärung abweichende Rechtsgrundlagen angegeben werden, gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Schulportal Hessen die Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i.V.m. §§ 69, 92, 96, 83 Abs. 2 i.V.m. 83a HSchG sowie die Verordnung zur Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen und statistische Erhebungen an Schulen in der jeweils geltenden Fassung.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist dann rechtmäßig, wenn sie für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt und dem Verantwortlichen übertragen worden ist.

Das Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen betreibt das Schulportal Hessen, um den Schülerinnen und Schülern sowie deren Eltern, den Lehrkräften und sonstigen in der Schule beschäftigten Personen eine sichere und einheitliche digitale Plattform zur Nutzung an der jeweiligen Schule zur Verfügung zu stellen. Als oberste Schulaufsichtsbehörde für öffentliche Schulen erfüllt das Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen die ihm übertragenen Aufgaben.

Der hessische Landesgesetzgeber in § 83a HSchG die Möglichkeit geschaffen im Rahmen der Aufgabenstellung von Schulen digitale Anwendungen zu nutzen. Das Hessische Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen kann in diesem Rahmen Schulen Anwendungen zu Verfügung stellen, die bereits durch das Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen oder einer von diesem beauftragten Stelle geprüft wurden. Alle im Schulportal Hessen befindlichen Bestandteile bzw. Module wurden durch das Hessische Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen geprüft und freigegeben. Das Hessische Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen entwickelt zusammen mit Auftragsverarbeitern die Bestandteile und Module des Schulportal Hessen fortlaufend weiter.

Das Hessische Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen legt keine Nutzungspflicht des digitalen Lernangebotes für Schülerinnen und Schüler deren Eltern sowie der Lehrkräfte fest. Jede Schule kann im Rahmen ihrer eigenen schulorganisatorischen Entscheidungen einen Antrag zur Nutzung des Schulportal Hessen stellen. Die konkrete Ausgestaltung der Nutzung obliegt der jeweiligen Schule. Die Art und der Umfang der Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der einschlägigen Rechtsgrundlagen aus dem Schulgesetz und der damit zusammenhängenden anderen Rechtsvorschriften, insbesondere aufgrund der Regelungen zum öffentlich-rechtlichen Schulverhältnis und dem jeweiligen Beschäftigungsverhältnis.

12.   Login via IdM – Identitätsmanagement

Das Identitätsmanagement ist wesentlicher Kernbestandteil aller einzelnen Funktionen des Schulportal Hessen. Über das Identitätsmanagement werden die digitalen Zugänge für die einzelnen Bestandteile des Schulportal Hessen den anderen Teilen bereitgestellt. Die Erstellung der Zugänge erfolgt über die Schule, an denen die Lehrkräfte, Schülerinnen und Schüler und Eltern gelistet sind.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Im Hinblick auf das Identitätsmanagement erheben, speichern und verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Benutzername, Geschlecht, Passwort, Institution (Einrichtung bzw. Schule), Art des Nutzungsaccounts (z.B. Lehrerinnen und Lehrer, Schülerinnen und Schüler, Eltern, Tooladmin), individuelle Nutzerkennung, interne Nummer der Schule, interne Nummer der zuständigen Dienststelle, Zugehörigkeit zu einer Klasse oder zu einer Jahrgangsstufe, IP-Adresse, Anmeldedaten (bestehend aus Anmeldename und Passwort), Login-Daten (wie z.B. Zeitpunkt des Logins, Anzahl der Logins, gesetztes Token bzw. Cookie), eindeutige Nutzerkennung.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Die personenbezogenen Daten verarbeiten wir, um Ihnen auf den einzelnen Teilsystemen des Schulportal Hessen einen Login zur Verfügung zu stellen. Nur durch die Erhebung und Verarbeitung der Daten kann sichergestellt werden, dass den einzelnen Nutzenden ein anwenderfreundlicher Zugang zu den einzelnen Systemen gewährt werden kann. Die Verwaltung der Daten selbst, also die Änderung vorhandener Daten ist nur aus den einzelnen Teilsystemen des Bildungsservers (vgl. Block IV Bildungsserver) und der PaedOrg (vgl. Block II PaedOrg) möglich. Die Anmeldung der Nutzenden über die Eingabe eines Benutzernamens und eines Kennwortes ermöglicht über verschiedene technische Wege den Zugriff zu den einzelnen Teilmodulen. Dabei wurde darauf geachtet, dass nur diejenigen Informationen zur Verfügung gestellt werden, die tatsächlich zur Durchführung des Logins notwendig sind.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Löschung der personenbezogenen Daten ist von vielen verschiedenen Faktoren abhängig. Bei den bestehenden Nutzungsaccounts ist grundsätzlich zu unterscheiden zwischen Nutzungsaccounts, die von den Einrichtungen (zum Beispiel Schulen) angelegt worden sind und Nutzungsaccounts, die durch die Nutzenden selbst am Bildungsserver registriert worden sind. Generell gilt, dass eine Löschungsbeantragung durch die Einrichtung oder bei eigener Registrierung durch den Nutzenden selbst jederzeit möglich sind. Sobald ein Konto eines Nutzenden für die Löschung markiert wird, wird dieses zunächst deaktiviert und nach 110 Tagen automatisiert gelöscht.

Technische Daten im Hinblick auf das Aufrechterhalten des Logins für eine einzelne Nutzungssitzung (z.B. nach erfolgreichem Login) werden, je nachdem ob Nutzende das Häkchen „angemeldet bleiben“ ausgewählt haben, gelöscht.

Soweit Nutzende das Häkchen nicht aktiviert haben, werden die Daten nach der jeweiligen Sitzung (also nach dem Abmelden) oder nach 100 Minuten Inaktivität, spätestens jedoch nach 24 Stunden gelöscht. Wird die Funktion „angemeldet bleiben“ verwendet, werden die technisch notwendigen Anmeldedaten spätestens nach 30 Tagen gelöscht.

13.   LUSD – Lehrer- und Schülerdatenbank

Die Lehrer- und Schülerdatenbank (LUSD) ist ein Schulverwaltungsprogramm für die hessischen Schulen. Durch das Schulverwaltungsprogramm werden die Grundlagen geschaffen, um die in den Schulen stattfindenden Verwaltungsverfahren zur Erteilung von Zeugnissen, Schulbescheinigungen und Bewertungen sowie die Dokumentation von Benotung und Zeugnissen zu vereinheitlichen, zu digitalisieren und nachhaltig auszugestalten.

Zudem sind Schulen rechtlich verpflichtet, die LUSD zu nutzen und die verpflichtend vorgegebenen Daten zeitnah einzugeben und zu aktualisieren.

Bitte beachten Sie, dass die Lehrer- und Schülerdatenbank nicht unmittelbar an das Schulportal Hessen angeschlossen ist und die erhobenen personenbezogenen Daten daher nicht automatisch zwischen dem Schulportal Hessen und der LUSD ausgetauscht werden. Die Daten werden nur punktuell von den Schulen abgerufen und aus der LUSD exportiert und in diese Datenbank importiert. Ein direkter, automatisierter Datenaustausch zwischen der LUSD und dem Schulportal Hessen findet nicht statt.

Von den Schulen werden nur die für die Nutzung des Schulportal Hessen notwendigen personenbezogenen Daten entsprechend der in dieser Datenschutzerklärung genannten personenbezogenen Daten in das Schulportal Hessen hinein exportiert.

14.   Nutzungsaccount – Profileinstellung Fotoupload

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Im Nutzungsaccount können die Nutzenden des Schulportal Hessen ergänzend zu den von der Schule eingestellten Daten über die Profileinstellung ein Profilbild (Foto) hochladen. Das Bild muss dabei den in der Upload-Beschreibung stehenden Anforderungen entsprechen.

Auf welcher Rechtsgrundlage beruht die Verarbeitung?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Daten im Rahmen des Uploads ist Ihre Einwilligung gegenüber der jeweiligen Schule nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO. Ohne den Upload können wir den Nutzenden keine Ansicht des Profilbildes ermöglichen.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Das Profilbild kann eine individuellere und schnellere Zuordnung der nutzenden Person in der Übersicht ermöglichen und wird z.B. bei Nachrichten oder bestimmten Funktionen im Schulportal Hessen ergänzend zum Namen angezeigt.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Daten des Datei-Uploads werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie ein Nutzungsaccount besteht oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Bitte beachten Sie, dass manuell gespeicherte Informationen (z.B. durch Screenshot) nicht von den Verantwortlichen gelöscht werden können. Die Speicherdaten auf unserem Server werden gelöscht, sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen dem nicht mehr entgegenstehen.

Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

Die Nutzung der Profilbild-Funktion ist von Seiten des HMKB weder vertraglich noch gesetzlich vorgeschrieben. Die Durchführung des Uploads erfolgt auf freiwilliger Basis. Sie sind nicht verpflichtet, ein Profilbild hochzuladen. Wenn Sie die Daten nicht eingeben, wird Ihr Nutzungsaccount ohne Profilbild angezeigt.

II.      PaedOrg

Der Bereich der Pädagogischen Organisation – oder kurz PaedOrg – erleichtert die schulische Organisation über die Vereinfachung von Mitteilungen wie Elternbriefe, aber auch die Veröffentlichung von Vertretungs- und Stundenplänen, die Kommunikation über ein verschlüsseltes Nachrichtensystem bis hin zu digitalen Kursmappen zur Unterrichtsdokumentation, zum Mitteilen von Hausaufgaben und Einsammeln von Abgaben. PaedOrg stellt auch die Oberfläche für die Nutzerverwaltung (Login-Daten) für das Schulportal Hessen zur Verfügung.

Bitte beachten Sie, dass aufgrund der hohen Anzahl an möglichen Modulen und der Freiheit der Schulen bei deren Einsatz nicht in allen Fällen alle Module tatsächlich verfügbar sind oder genutzt werden.

PaedOrg dient zudem als „Navigationshilfe“ für alle anderen Bereiche des Schulportal Hessen.

1.       Abiturhelfer

Mit Hilfe des Abiturhelfers können Lehrkräfte sowie Schülerinnen und Schüler ein organisatorisches Hilfsmittel zur Durchführung des Abiturs verwenden. Durch den Abiturhelfer können z.B. notwendige Unterlagen (wie z.B. Abiturbedingungen, Prüflingslisten, Prüfungsdaten und Hilfsmittel) ausgedruckt, Statistiken abgefragt und Auswertungen erstellt werden.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Vorname, Nachname, Institution, Art des Nutzungsaccounts (z.B. Lehrerinnen und Lehrer, Schülerinnen und Schüler), Interne UID, Schulnummer, Termine, Prüfungsdaten, Lerngruppendaten, Klassenzugehörigkeit, Unterrichtsfächer, Leistungsdaten (z.B. Prüfungsergebnisse), Datum der letzten Bearbeitung, Mitteilungen, PIN (bei Lehrkräften).

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Die personenbezogenen Daten werden benötigt, um die vielfältigen Funktionen des Abiturhelfers anbieten zu können. Mit Hilfe des Abiturhelfers können Abiturprüfungen leichter organisatorisch durchgeführt und vor- und nachbereitet werden.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die im System gespeicherten Daten werden vom System automatisch gelöscht, wenn ein neues Schuljahr beginnt.

2.        Austragebuch Internat Schloss Hansenberg (ISH)

Mit Hilfe des Austragebuches können Schulen (insbesondere Ganztagsschulen oder Internate) durch manuelle Einträge erfassen, wann Schülerinnen und Schüler das Gelände verlassen haben, wie lange diese abwesend sind und wann diese sich wieder auf dem Schulgelände zurückgemeldet haben.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Bei Schülerinnen und Schülern: Vorname, Name, Geburtsdatum, Institution, Interne UID, Schulnummer, An- und Abwesenheiten, Klassenzugehörigkeit, Mitteilungen, Datum der letzten Bearbeitung.

Bei Lehrkräften: Vorname, Nachname, Institution, Interne UID, Schulnummer, Datum der letzten Bearbeitung.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Schulen haben generell die Aufsichtspflicht über die ihr unterstellten Schülerinnen und Schülern. Gerade bei besonderen Schulformen wie Internaten ist es daher auch notwendig zu wissen, wann Schülerinnen und Schüler auf dem Schulgelände anwesend sind und wann diese nicht auf dem Schulgelände sind.

Mit Hilfe der digitalen An- und Abwesenheitsdokumentation kann die Schule feststellen, welche Schülerinnen und Schüler aktuell anwesend oder abwesend sind. Eine digitale Aktenführung vereinfacht den Organisations- und Dokumentationsaufwand erheblich.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Daten werden 60 Tage nach der Eintragung gelöscht. Soweit die Daten der Aufzeichnung von An- und Abwesenheiten dienen, werden diese erst nach Erreichung des der Protokollierung zugrundeliegenden Zwecks gelöscht.

3.       Dateispeicher

Der Dateispeicher stellt eine Ablagestruktur für verschiedene Dateien dar, die auf Basis eines Berechtigungskonzeptes von Tooladmins mit Dateien für andere Nutzende derselben Schule gefüllt werden kann.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Vorname, Nachname, Institution, Schulnummer, Zugehörigkeit zu Gruppen oder Klassenstufen, Unterrichtsfächer, ggf. Inhalte der gespeicherten Dateien.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Auf Basis der erhobenen personenbezogenen Daten können gezielt Ansichten auf die Datei- und Ordnerstrukturen geschaffen werden, die eine lesende Freigabe von Dateien für bestimmte Nutzende nach Gruppen oder Klassenstufen ermöglicht.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Dateien werden grundsätzlich unbegrenzt gespeichert, solange sie weder vom Ersteller noch von einem Administrator gelöscht worden sind.

4.       Dateiverteilung

Anders als der Dateispeicher stellt der Dateiverteiler keine Ablagestruktur dar, sondern nur eine Art erweiterter „Mail-Verteiler“. Mit Hilfe des Dateiverteilers können auf einfachem Weg Dateien und Informationen an Gruppen von Schülerinnen und Schüler, Lehrkräften oder Eltern über eine kurze Zeitspanne veröffentlicht werden.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Vorname, Nachname, Art des Nutzungsaccounts (z.B. Lehrerinnen und Lehrer, Schülerinnen und Schüler), Interne UID, Schulnummer, Datum der Veröffentlichung und der eingestellten Dauer der Freigabe, Zugehörigkeit zu Gruppen, Mitteilungen, Datum der letzten Bearbeitung.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden verarbeitet, um die Auslieferung der entsprechend eingestellten Dateien zu ermöglichen. Zudem werden anonymisierte statistische Daten über den Abruf der Datei (Anzahl) gespeichert.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die erhobenen personenbezogenen Daten werden spätestens 3 Monate nach Ablauf der von der hochladenden Person eingestellten Auslieferungsdauer gelöscht. Bei unbegrenzter Einstellung erfolgt eine Löschung nur durch manuelle Löschung seitens der hochladenden Person.

5.       Easy FAQ

Mit Hilfe des Tools Easy FAQ können allgemeine FAQ-Beiträge erstellt werden, die je nach Einstellung oder Aktivierung durch Tooladmins verschiedenen Nutzenden zur Verfügung gestellt werden können. Mit Hilfe der FAQ können regelmäßig auftretende Fragen so beantwortet werden, dass mittels einer einfachen Suche die passende Antwort gefunden wird.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Vorname, Name, Institution, Art des Nutzungsaccounts (z.B. Lehrerinnen und Lehrer, Schülerinnen und Schüler), Interne UID, Schulnummer, Zugehörigkeit zu Gruppen oder Klassen, Unterrichtsfächer, Veröffentlichte Beiträge und Datum der letzten Bearbeitung.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden verarbeitet, um den Schulen die Möglichkeit zu bieten, eigene FAQs zu entwickeln. Zudem werden die Daten benötigt, um zu bestimmen, wer den Beitrag verfasst hat und um einzustellen, mit welchen Nutzenden bzw. Gruppen die Informationen geteilt werden sollen. Bei den erstellten FAQs wird zudem für andere Nutzende der Name der beitragsverfassenden Person angezeigt.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Der Beitrag wird zunächst unbefristet zur Verfügung gestellt. Die beitragsverfassende Person selbst, aber auch Tooladmins haben die Möglichkeit, einen Beitrag auszublenden. Wird ein Beitrag ausgeblendet, wird dieser nach 60 Tagen ohne erneute Aktivierung von der Plattform gelöscht. Soweit ein Nutzungsaccount einer beitragsverfassenden Person gelöscht wird, wird der Name dieser Person automatisiert anonymisiert.

6.        ENC

Bei dem Tool handelt es sich um eine Weitergabe und Einsammlung der Dateien des ENC der Lehrer- und Schülerdatenbank (LUSD). Die Schnittstelle selbst überträgt hierbei die Programmdateien des ENC sowie die Datendatei des ENC für jede Lehrkraft und sammelt die Datendatei anschließend auch wieder ein. Die eigentliche Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet abgekoppelt vom Schulportal Hessen im ENC der LUSD statt. Das Schulportal Hessen übermittelt lediglich die Daten auf technischem Weg.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Das Modul selbst verarbeitet lediglich das eindeutige Kürzel der Lehrkraft sowie deren Passwort, PIN, Institution, Interne UID und Schulnummer.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Die erhobenen personenbezogenen Daten werden benötigt, um den Upload der eindeutig bestimmbaren Lehrkraft und der Schule zuordnen zu können. Ohne die personenbezogenen Daten ist es nicht möglich, die entsprechende Schnittstelle so zur Verfügung zu stellen, dass ein Missbrauch ausgeschlossen werden kann.

Die Speicherung der Daten in der LUSD ist notwendig, damit die Lehrkraft die vorgeschriebene Pflege der LUSD ordnungsgemäß vornehmen können. Das Modul selbst ermöglicht keinen Einblick in die hochgeladenen Datensätze, da diese lediglich an die LUSD übergeben werden und nur dort entschlüsselt werden können.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Speicherung der für den Transport benötigten personenbezogenen Daten wird nach Abschluss des Vorgangs entsprechend den Regelungen für allgemeine Logfiles gelöscht.

Die eingegebenen personenbezogenen Daten werden in der LUSD entsprechend den Regelungen in Block I Allgemeines – Punkt „LUSD – Lehrer- und Schülerdatenbank“ vorgehalten.

7.       Fünf Fragen

Mithilfe von „Fünf Fragen“ können sehr einfach Multiple-Choice-Fragen erstellt und mit der eigenen Lerngruppe geteilt werden. Diese können dann entweder in digitaler Form zur Verfügung gestellt oder als analoger Test ausgedruckt werden.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Vorname, Nachname, Institution, Kontakt, Interne UID, Schulnummer, Lerngruppendaten, Klassenzugehörigkeit, veröffentlichte Beiträge, Datum der letzten Bearbeitung.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Die Nutzung der personenbezogenen Daten ist notwendig, um die Multiple-Choice Fragen erstellen zu können. Dies ist vor allem dann relevant, wenn die entsprechenden Quiz-Fragen in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden. Zudem sind die Daten aus technischer Sicht erforderlich, um die Funktion zur Verfügung zu stellen.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Daten werden manuell mit Löschung des jeweiligen Fragensatzes oder 400 Tage nach dem letzten Einsatz des Fragensatzes automatisch gelöscht. Eine Speicherung von Ergebnissen findet nicht statt.

8.       Klausurenplaner

Mithilfe der Funktion können allgemeine Übersichten zu den anstehenden und bereits erledigten Arbeits- und Klausurterminen innerhalb eines Schuljahres zielgruppenorientiert erfasst und erstellt werden. Zudem besteht die Möglichkeit, zentral gesetzte Termine (zum Beispiel Vergleichsarbeiten oder landesweite Abschlussprüfungen) über eine einfache Sammel- oder Importfunktion zu erstellen.

Für die Lehrkräfte besteht – je nach Einstellung der Schule – die Möglichkeit, Arbeiten oder Klausuren direkt in das Modul hochzuladen, sodass diese von dort aus von den entsprechenden Fachbereichsleitungen oder den Lehrkräften mit denselben Fächern abgerufen werden können.

Zudem können Lehrkräfte die Raumplanung für Klausuren über das Tool steuern.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Von Schülerinnen und Schülern werden grundsätzlich nur Termindaten und die Zugehörigkeit zu Gruppen oder Klassen erfasst.

Von den Lehrkräften werden darüber hinaus die folgenden Daten erfasst: Vorname, Nachname, Institution, Art des Nutzungsaccounts, Interne UID, Schulnummer, Prüfungsdaten, Lerngruppendaten, Unterrichtsfächer, Leistungsdaten, Mitteilungen und das Datum der letzten Anpassung im System. Sofern Klausuren, Arbeiten oder sonstige Dokumente hochgeladen werden, fallen auch diese unter die entsprechende Verarbeitung personenbezogener Daten.

Von Eltern werden lediglich die Verknüpfungen zu den jeweiligen Schülerinnen und Schülern gespeichert.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Zweck der Erhebung der Daten ist es, den Lehrkräften eine Plattform zu bieten, über die sie alle an der Schule anstehenden Arbeiten und Klausuren planen können und alle Schülerinnen und Schüler sowie Eltern unmittelbar die Termine erfahren. Zudem kann durch die digitale Einreichung von Arbeiten und Klausuren eine weitere Möglichkeit geschaffen werden, wie sich die Unterrichtsqualität an der Schule verbessert.

Durch die digitale Zurverfügungstellung des Klausurenplaners können die in den Schulen zumeist begrenzt vorhandenen räumlichen Möglichkeiten für größere Klausuren idealer ausgenutzt werden. Die digitale Zurverfügungstellung stellt hierbei insbesondere aufgrund der stetigen Aktualität und dem automatischen Ausschluss von Überschneidungen eine gegenüber der Papierform überlegene Art der Klausurplanung dar.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Termindaten im Klausurenplaner werden zu Beginn eines Schuljahres vollständig gelöscht.

9.       Lerngruppen

Bei „Lerngruppen“ handelt es sich um die Darstellung der Aufteilung der Schülerinnen und Schüler in entsprechende Kurse (bspw. Wahl-, Pflicht- und freiwillige Ergänzungskurse). Die Schülerinnen und Schüler werden dabei unabhängig von ihrer Klasse der jeweiligen Lerngruppe zugeordnet. Die Lehrkräfte erhalten einen Überblick über ihre Lerngruppen und können direkte Rückmeldungen an die Schulleitung zu Kursoptionen geben.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Profilbild (wenn eingestellt), Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Adresse, E-Mail-Adresse, Benutzername, Geschlecht, Personen-ID & PIN (nur Lehrkräfte), Passwort, Institution, Art des Nutzungsaccounts, Interne UID, Nummer der Schule, Prüfungsdaten, Zuordnung zwischen Eltern und Schülerinnen und Schüler, Daten der Lerngruppe, Klassenzugehörigkeit, belegte Unterrichtsfächer, Kursdaten und das Datum der letzten Bearbeitung der Lerngruppe.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Damit die Lerngruppendarstellung online stattfinden kann, müssen die Schülerinnen und Schülern den entsprechenden Lerngruppen zugewiesen werden. Die Verknüpfung zwischen Schülerinnen und Schülern und Eltern ist notwendig, um den Eltern die von ihrem Kind belegten Lerngruppen in ihrem Nutzungsaccount anzeigen zu können. Die weiteren Daten dienen zur allgemeinen Abwicklung der schulisch organisatorischen Belange.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Daten werden zwei Jahre nach Ende des letzten Schuljahres, in dem die Lerngruppe existiert, gelöscht.

10.   Mathematik

Die Mathematik-App erstellt einfache Lern-Szenarien zu Mathematik-Themen, die von Lehrkräften erstellt werden können und anschließend in einem Quiz-Modus oder auch als analoger Test genutzt werden können. Gespeichert wird lediglich das erreichte Gesamtergebnis in Punkten einer Schülerin oder eines Schülers.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Vorname, Nachname, Institution, Art des Nutzungsaccounts, Interne UID, Schulnummer, Lerngruppendaten, Klassenzugehörigkeit, Erreichte Punktzahl, Datum der letzten Bearbeitung.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist notwendig, um einzelnen Personen bzw. gruppenbasiert Mathematikaufgaben und Quiz-Modi zur Verfügung stellen zu können. So können Lehrkräfte gezielt Mathematik-Quizaufgaben an Schülerinnen und Schüler und Schülergruppen übermitteln.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Daten werden manuell mit Löschung des jeweiligen Fragensatzes oder 400 Tage nach dem letzten Einsatz des Fragensatzes automatisch gelöscht.

11.   Mein Tag

Das Modul wird mit Informationen aus anderen Modulen wie zum Beispiel „Vertretungsplan“ oder „Räume und Medien“ mit Informationen versorgt und stellt diese in einer übersichtlichen Ansicht dar.

Die Lehrkräfte können sich über das Modul einen Überblick über die von ihnen noch durchzuführenden Aktionen und Termine des aktuellen Tages und der aktuellen Woche verschaffen.

Von Schülerinnen und Schülern sowie deren Eltern werden grundsätzlich keine Daten verarbeitet.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Bei der Nutzung des Moduls werden Vorname, Nachname, Institution, Art des Nutzungsaccounts, Interne UID, die Schulnummer, die entsprechenden Kalendereinträge, Prüfungsdaten, Lerngruppendaten, Klassenzugehörigkeit und Unterrichtsfächer erfasst.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Der Zweck der Erhebung ist es, den Lehrkräften individuell ihren Arbeitstag oder ihre Wochenplanung anzeigen zu können. Nur durch die korrekte Zuordnung der Daten von Lehrerinnen und Lehrern können die im System hinterlegten Daten ordnungsgemäß zusammengeführt werden.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Da es sich bei dem Modul um eine Anzeigefunktion handelt, die vorhandene Daten zusammenfasst, findet die Verarbeitung und Löschung der Daten in den Modulen statt, von denen aus Daten an das Modul übersendet werden. Wir verweisen an dieser Stelle ausdrücklich auf die Löschfristen bei den einzelnen Modulen.

12.   Mein Unterricht

Das Modul „mein Unterricht“ ermöglicht Lehrkräften den Unterricht zu protokollieren, die Anwesenheit von Schülerinnen und Schülern zu erfassen, Hausaufgaben und Ergebnissen von Hausaufgabenkontrollen zu erfassen, sowie den Schülerinnen und Schülern die Möglichkeit zu geben, einzelne Inhalte digital einzureichen. Zudem wird das Modul genutzt, um die Noten für einzelne Arbeiten zu erfassen.

Für die Schülerinnen und Schüler sowie deren Eltern bietet sich die Möglichkeit ihre Anwesenheiten, die Unterrichtsprotokolle und ihre bisherigen Noten anzuzeigen.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Nur Schülerinnen und Schüler: Profilbild (wenn eingestellt), Vorname, Nachname, Geburtsdatum, An- und Abwesenheiten, Klassenzugehörigkeit, digital eingereichte Dokumente, Hausaufgabenstatus, Leistungsdaten, Bewertungsdaten, Zuordnung zum Elternteil.

Nur Lehrerinnen und Lehrer: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort, PIN.

Schülerinnen und Schüler sowie Lehrkräfte: Art des Nutzungsaccounts, Institutionen, Interne UID, Schulnummer, Erfassungsdatum der Eintragung einzelner Inhalte, Prüfungsdaten, eingeschriebene Kurse, Lerngruppendaten, Unterrichtsfächer, öffentlich einsehbare digitalen Lernprodukte, Messdaten, Unterrichtsprotokolldaten, Hausaufgaben, Mitteilungen und das Datum der letzten Bearbeitung.

Eltern erhalten Zugriff auf die Kursdaten, auf die Protokolldaten zum Unterricht und auf das Datum der letzten Bearbeitung.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Der Zweck der Erhebung der personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schülern ist es, diesen eine digitale Kursmappe zur Verfügung stellen zu können, bei dem sie einen Teil ihrer Hausaufgaben direkt digital hochladen können.

Für die Lehrkräfte stellt der Zweck der Erhebung der personenbezogenen Daten die Zurverfügungstellung wesentlicher Funktionalitäten wie zum Beispiel der Anwesenheitserfassung, der Pflege von Stundendaten und der Notenerfassung dar. Nur durch die Verwendung der personenbezogenen Daten ist es möglich, die entsprechenden Daten korrekt den Lehrkräften zuzuordnen.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Lehrkräfte: Gelöscht werden die Anwesenheitsdaten sowie die Leistungseinträge nach den rechtlichen Bestimmungen (i.d.R. 1 Schuljahr nach Ende des Schuljahres, in dem der letzte Eintrag vorgenommen worden ist). Die Mappen mit den Inhalten der Unterrichtsstunden bleiben bestehen, solange der Account existiert (oder diese manuell gelöscht werden). Wird der Account gelöscht, so werden 110 Tage später auch alle Einträge in diesem Modul gelöscht.

Schülerinnen und Schüler: Gelöscht werden die Anwesenheitsdaten sowie die Leistungseinträge nach den rechtlichen Bestimmungen (i.d.R. 1 Schuljahr nach Ende des Schuljahres, in dem der letzte Eintrag vorgenommen worden ist). Wird der Account gelöscht, so werden 110 Tage später auch alle Einträge in diesem Modul gelöscht. Der Vor- und Nachname (ohne weitere Daten) wird ggf. noch bis zu einem Schuljahr nach Ende des Schuljahres, in dem der letzte Eintrag vorgenommen worden ist, gespeichert, um rechtlichen Bestimmungen gerecht werden zu können.

13.   Mini-Anmeldung

Über das Tool können digitale Online-Anmeldeformulare für Veranstaltungen durch Tooladmins erstellt und ausgewertet oder exportiert werden. Zielgruppe der Veranstaltung sind Gäste jedweder Art, unabhängig davon, ob es sich um Lehrkräfte, Schülerinnen und Schüler, Eltern oder sonstige Dritte handelt.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Von allen Personen werden die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet: Vorname, Nachname, Interne UID, Schulnummer, Termindaten und Datum der letzten Bearbeitung. Von den Tooladmins zusätzlich (aus technischen Gründen): die Institution und die Accountart.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Zweck der Erhebung der personenbezogenen Daten ist es, den Tooladmins ein Tool an die Hand zu geben, mit dem sie auf einfache und schnelle Weise Anmeldungen für Veranstaltungen erstellen, auswerten und exportieren können. Für die Gäste bietet sich der Vorteil, dass eine Anmeldung direkt online erfolgen kann.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die erhobenen personenbezogenen Daten werden spätestens 45 Tage nach der Veranstaltung gelöscht. Wird die Veranstaltung vorher durch einen Tooladmin gelöscht, erfolgt die Löschung bereits zu einem früheren Zeitpunkt.

14.   Nachrichten

Da nicht sichergestellt werden kann, dass die Kommunikation über E-Mail oder andere technische Dienste über dritte Anbieter verschlüsselt erfolgt, bietet das Schulportal Hessen einen verschlüsselten Kommunikationskanal an, der in seinem wesentlichen Inhalt einer Chat-Funktion oder einer E-Mail-Verteilergruppe ähnelt. Durch die Nutzenden selbst können bei der Kommunikation nur die Personen ausgewählt werden, für die eine Berechtigung zur Kommunikationsaufnahme besteht. Dies können zum Beispiel Schülerinnen und Schüler aus der eigenen Lerngruppe oder Eltern bzw. Lehrerinnen und Lehrer sein.

Auch die Lehrkräfte können lediglich die Schülerinnen und Schülern und Eltern anschreiben, die ihnen über die verschiedenen Module zugeordnet worden sind. Lehrkräfte können in den ihn zugeordneten Schulen auch jeweils mit anderen Lehrerinnen und Lehrern der gleichen Schule kommunizieren.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Es werden folgende Daten verarbeitet: Vorname, Nachname, Interne UID, Institution und die Accountart, Schulnummer, Zugehörigkeit zwischen Eltern und Schülerinnen und Schülern, Klassenzugehörigkeit, Zugehörigkeit zu Lerngruppen oder Stufen, Unterrichtsfächer, Datum der letzten Bearbeitung.

Zudem können alle Nachrichten personenbezogene Daten enthalten, die von der Art der Nachricht abhängig sind. Über den Nachrichtendienst sind keine besonders schützenswerten personenbezogenen Daten (wie z.B. Krankmeldungen, Krankheitsinformationen, etc.) zu übertragen.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden verarbeitet, um die Funktion des Nachrichtendienstes ordnungsgemäß umsetzen zu können. Nur durch die personenbezogene Zuordnung der Nachrichten und der Nachrichteninhalte kann sichergestellt werden, dass die Kommunikation wie geplant zwischen den einzelnen beteiligten Personen stattfinden kann.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Eine Löschung der personenbezogenen Daten findet bei Löschung des Nutzungsaccounts oder bei Aufforderung durch den Betroffenen statt. Nach der Löschung eines Nutzungsaccounts werden die betroffenen Nutzerdaten anonymisiert, sofern sie z.B. in Nachrichtenverläufen bei noch aktiven kommunikationsbeteiligten Personen vorhanden sind.

15.   Oberstufenwahltool

Das Oberstufenwahltool ersetzt die bisherige papierbasierte Einschreibung für die Kurse der gymnasialen Oberstufe.

Das Tool selbst ist hierbei nicht nur von Schülerinnen und Schülern der entsprechenden Schule nutzbar, sondern auch von externen Schülerinnen und Schülern, die nicht an der Schule gelistet sind. Externe Schülerinnen und Schüler erhalten für diesen Zweck einen Teilnahmeschlüssel, mit dem sie Zugriff zu dem Tool erhalten und ihre Wahl durchführen können.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Um das Tool zu betreiben, werden für Schülerinnen und Schüler sowie externe Schülerinnen und Schüler folgende personenbezogenen Daten verarbeitet: Vorname, Nachname, Institution, Interne UID, Schulnummer, eingeschriebene Kurse und das Datum der letzten Bearbeitung. Bei den Schülerinnen und Schülern der eigenen Schule werden zusätzlich die Klassenzugehörigkeit und Accountart erfasst. Die Verarbeitung des Teilnahmeschlüssels erfolgt zusätzlich bei externen Schülerinnen und Schülern. Optional bietet das Tool Freitextfelder und Auswahlmöglichkeiten im Abschnitt Bemerkungen. Dort können die E-Mail-Adresse hinterlegt sowie Angaben zum Verlassen der Schule oder einem Auslandsaufenthalt gemacht werden.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden verarbeitet, um die Oberstufenwahl digital zu ermöglichen. Durch die Digitalisierung können schneller und effektiver Kurse und Kursbelegungen ermittelt, ausgewertet und exportiert werden.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Löschung der Daten erfolgt in der Regel manuell nach Erreichen des Zwecks, also nach Beginn der jeweiligen Oberstufenkurse. Für die Löschung sind die jeweiligen Schulen verantwortlich.

16.   Räume und Medien

Mithilfe von „Räume und Medien“ können Lehrkräfte die von der Schule eingetragenen Materialien und Ressourcen nach Auswahl eines Datums mittels eines Klicks buchen. Soweit erforderlich, können Zusatzangaben zur Buchung gemacht oder Angaben aus dem Stundenplan übernommen werden.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Um Lehrkräften die Buchung der Räume zu ermöglichen, müssen von ihnen die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet werden: Vorname, Nachname, Institution, Art des Nutzungsaccounts, Interne UID, Schulnummer, Datum der Buchung und das Datum der letzten Bearbeitung.

Von Schülerinnen und Schülern sowie deren Eltern werden grundsätzlich keine Daten verarbeitet.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Zweck der Erhebung der personenbezogenen Daten ist es, den Lehrkräften eine Plattform zu bieten, um verbindlich Räume und Materialien wie zum Beispiel Overheadprojektoren, Beamer oder Computer zu buchen. Durch die technische Hilfestellung können Überbelegungen, Doppelbuchungen und Materialprobleme schneller erkannt und vermieden werden. Die Erhebung der personenbezogenen Daten ist notwendig, um die Räume und Materialien verbindlich für die entsprechende Lehrkraft zu reservieren. Durch die Namensangabe kann zudem ein Missbrauch der Funktion vermieden werden.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Terminbuchungen werden nach 365 Tagen gelöscht. Angaben zu den Nutzenden werden mit der Löschung des Nutzenden aus dem IdM gelöscht.

17.   Schulkalender

Der Schulkalender ist so zu verstehen, dass er im Wesentlichen einem klassischen Kalender entspricht, jedoch mit der Besonderheit, dass er gezielt Termine für Nutzergruppen hinterlegt. Durch die im Kalender eingebaute Exportfunktion können die Kalender von allen berechtigten Nutzenden entsprechend in andere digitale Anwendungen importiert oder ausgedruckt werden.

Nutzende sehen im eigenen Kalender alle mit ihnen geteilten Termine, unabhängig davon, wer die Termine mit ihnen geteilt hat.

Auch das Teilen von Terminen mit der Öffentlichkeit im Sinne eines öffentlichen Schulkalenders, in dem auch für externe Interessenten Termine aufgelistet werden, ist grundsätzlich möglich.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Um den Kalender zur Verfügung zu stellen, müssen Vor- und Nachname der Planenden und Teilnehmenden, die Institutionen, die Accountart, die Interne UID, die Schulnummer und die im Kalender eingetragenen Termine sowie das Datum der letzten Änderung erfasst werden. Soweit die geplanten Termine Prüfungstermine oder generell schulbezogene Termine sind, werden zudem Prüfungsdaten, zugehörige Eltern und Schülerinnen und Schüler, die Zugehörigkeit zu Gruppen, Klassen und Kursen erhoben und verarbeitet.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Der Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist es, den Nutzenden die Möglichkeit zu geben, Termine zu planen und mit den entsprechenden berechtigten Nutzenden zu teilen. Durch die digitale Kalenderführung können Termine geplant, geteilt und schnell angepasst werden, sofern dies notwendig ist. Durch die übersichtliche Zusammenführung aller Termine entfallen mehrere verschiedene Kalender und der händische Aufwand, die Kalender auf die jeweiligen Nutzergruppen anzupassen.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Termindaten des Kalenders werden grundsätzlich unbegrenzt gespeichert. Mit dem Eintrag verknüpfte Nutzerdaten (z.B. Name) werden nach Löschung des Nutzungsaccounts automatisiert anonymisiert.

18.    Schulradeln

Um das Projekt „Schulraden“ in eine schultaugliche Fassung zu überführen, wurde das Modul als Zusatzmodul für Schulen in das Schulportal Hessen aufgenommen. Nähere Informationen zum Projekt finden Sie auf der Projektseite unter http://www.besserzurschule.de/schulradeln/schulradeln-hessen/. Die Schülerinnen und Schüler können über das Modul ihre geradelten Kilometer eintragen. Die Schule kann jederzeit eine Gesamtauswertung über die gefahrenen Kilometer erstellen.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Im Rahmen der Erfassung werden folgende personenbezogenen Daten verarbeitet: Vorname, Nachname, Institution, Art des Nutzungsaccounts, Interne UID, Schulnummer, Termindaten des jeweiligen Radeltermins, Klassenzugehörigkeit und das Datum der letzten Bearbeitung.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist notwendig, um die an der Schule insgesamt gefahrenen Kilometer so zu erfassen, dass diese als Auswertungsergebnis an das jeweilige Schulradelprojekt übertragen werden können. Die weiteren Daten sind notwendig, um eine Betrugsprävention im Hinblick auf den Wettbewerb zu gewährleisten.

Die Daten werden vor der Weitergabe an den Projektträger stets gruppiert, wodurch eine Rückverfolgung auf einzelne Angaben nicht mehr möglich ist.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Daten des Schulradelns werden grundsätzlich durch die Schule manuell gelöscht. Mit dem Eintrag verknüpfte Nutzerdaten (z.B. Name) werden nach Löschung des Nutzungsaccounts automatisiert anonymisiert.

19.   Short URL

Mithilfe der Funktion „Short URL“ können Lehrkräfte längere Links in eine kürzere Form bringen. Die Form selbst ist dabei grundsätzlich so ausgestaltet, dass die entsprechende Schule im Link genannt wird.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Damit wir die Links kürzen können und bei uns im System ordnungsgemäß zuordnen können, werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet: Vorname, Nachname und Datum der letzten Bearbeitung durch die Lehrkraft. Bei Schülerinnen und Schülern, Lehrkräften und Eltern zudem die Institution, die Art des Accounts, die Interne UID, die Schulnummer und die Klassenzugehörigkeit.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Durch die Verarbeitung der Daten kann sichergestellt werden, dass der Link korrekt erstellt und ausgeliefert wird. Zudem wird im System vermerkt, wer den Link erstellt hat.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Löschung der Daten erfolgt 5 Jahre nach Löschung der Short URL. So kann sichergestellt werden, dass die Short URL nicht erneut mit anderem Ziel benutzt werden kann.

20.   Smartphone View

Über die Funktion können Lehrkräfte einen QR-Code erzeugen, um Dritten die Möglichkeit zu geben, mithilfe des QR-Codes digitale Inhalte wie Fotos oder Videos an das Schulportal Hessen zu übertragen, damit diese auf einer digitalen Präsentationsfläche angezeigt werden können. Die hochgeladenen Inhalte können durch die Lehrkräfte anschließend noch mithilfe eines Editors bearbeitet werden. Ziel des Smartphone-Views ist es, schnell und interaktiv Inhalte von einem Smartphone auf die digitale Präsentationsfläche übertragen zu können.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Um die Funktion zur Verfügung zu stellen, werden folgende personenbezogenen Daten der Lehrkräfte verarbeitet: Institution, Art des Accounts, Interne UID, Schulnummer, das Datum der letzten Bearbeitung. Von den Gästen werden lediglich die dem QR-Code zugeordnete Schulnummer und das Datum der letzten Bearbeitung gespeichert. Zudem werden die über den QR-Code zur Verfügung gestellten Inhalte durch das Schulportal Hessen verarbeitet. Sofern diese personenbezogenen Daten beinhalten, werden diese ebenfalls im Zuge der Dateibearbeitung automatisiert mit bearbeitet. Wir raten ausdrücklich davon ab, Inhalte hochzuladen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten wie zum Beispiel Gesundheitsinformationen beinhalten.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Zweck der Erhebung der personenbezogenen Daten ist es, die über den QR-Code hochgeladenen Inhalte auf der digitalen Präsentationsfläche anzeigen zu können und somit eine bessere Interaktion zwischen den Lehrkräften und Schülerinnen und Schülern zu ermöglichen.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Daten werden automatisiert 15 Tage nach dem Upload gelöscht. Sofern eine vorherige Löschung notwendig ist, können die Daten jederzeit von den Lehrkräften gelöscht werden.

21.   Stundenplan

Mithilfe des Stundenplans können Stundenpläne, Raumpläne oder auch Aufsichtspläne angezeigt werden. Zudem werden aus anderen Modulen wie zum Beispiel dem Modul „Räume und Medien“ Informationen nachgeladen. Auf Basis der vorliegenden Informationen kann zudem nach noch freien Räumen gesucht werden.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Um die Funktion zur Verfügung zu stellen und um verbindlich Termine eintragen zu können, verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten: Vorname, Nachname, Institution, Art des Nutzungsaccounts, Interne UID, Schulnummer, zugehörige Eltern und Schülerinnen und Schüler, eingeschriebene Kurse, Klassenzugehörigkeit und Unterrichtsfächer. Von Lehrkräften werden zusätzlich das Datum der letzten Bearbeitung, die E-Mail-Adresse und das Profilbild (wenn eingestellt) verarbeitet.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Die personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um die Stunden den Personen zuordnen zu können.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Daten stehen bis zum zeitlichen Ablauf des Stundenplanes oder dem Upload eines neuen Stundenplans zur Verfügung. Mit dem Eintrag verknüpfte Nutzerdaten (z.B. Name) werden nach Löschung des Nutzungsaccounts automatisiert anonymisiert.

22.   Vertretungsplan

Der Vertretungsplan bietet den Schulen die Möglichkeit, ausfallende Stunden und bestehenden Vertretungsunterricht inklusive der Vertretungslehrkräfte – spezifisch für den jeweiligen Nutzenden – digital darzustellen. So können Lehrkräfte ihren eigenen Vertretungsplan, Schülerinnen und Schüler den Vertretungsplan ihrer Klasse und Eltern den Vertretungsplan ihrer Kinder einsehen. Zudem kann über eine Schnittstelle der Vertretungsplan auch digital auf Monitoren oder Displays angezeigt werden. Hierdurch können die bisherigen Papieraushänge ersetzt werden und es kann schneller auf Änderungen am Vertretungsplan reagiert werden.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Um die Funktion zur Verfügung zu stellen, verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten: Vorname, Nachname, Institution, Art des Nutzungsaccounts, Interne UID, Schulnummer, zugehörige Eltern und Schülerinnen und Schüler, eingeschriebene Kurse, Klassenzugehörigkeit und Unterrichtsfächer. Von Lehrkräften werden zusätzlich die eingetragenen Vertretungstermine verarbeitet.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden verarbeitet, um den Vertretungsplan und die damit einhergehenden Vertretungsrege-lungen, Lehrerinnen und Lehrer und Stunden besser kommunizieren zu können. Zudem dient dies im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung einer effektiveren Anzeige der Vertretungspläne.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Gelöscht werden die Vertretungen am Ende des Tages, manuell durch die Schule oder die jeweils an der Schule beauftragte Person oder durch einen erneuten Upload von neuen Vertretungsplänen.

23.   WLAN-Voucher

In vielen Schulen gibt es Zugänge zum Schul-WLAN. Mit Hilfe des Moduls WLAN-Voucher können berechtigte Personen Codes erstellen, mit dessen Hilfe sich Dritte, Lehrkräfte oder Schülerinnen und Schüler in das WLAN-Netzwerk einloggen können. Je nach Einstellung der Schule können die Lehrkräfte dabei die Voucher an ihre Lerngruppen verteilen, die dann einen Zugang erhalten oder für einzelne Personen einen Voucher zuweisen.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Je nach erstellender oder abrufender Person werden die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet: Vorname, Nachname, Institution, Art des Nutzungsaccounts, Interne UID, Schulnummer, Lerngruppendaten, Klassenzugehörigkeit, Datum der letzten Bearbeitung.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist notwendig, um die Voucher zuteilen zu können. Zudem dient die Erfassung der Zugangsberechtigung der potenziellen Missbrauchsbekämpfung, da über die bestehenden Informationen Zugänge auch nachvollzogen werden können.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Daten werden spätestens 30 Tage nach Ablauf des WLAN-Vouchers gelöscht. Ist kein Ablaufdatum vorgesehen, werden die Daten dann gelöscht, wenn der WLAN-Voucher manuell aus dem System entfernt wird.

24.   Zeugniskonferenzen

Das Modul Zeugniskonferenzen dient dazu, die in der LUSD eingetragenen Angaben in aufbereiteter Form für Konferenzen zu visualisieren.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Von den Schülerinnen und Schülern werden folgende Informationen verarbeitet: Vorname, Nachname, Institution, Interne UID, Schulnummer, An- und Abwesenheitsdaten der Schülerinnen und Schüler [Fehltage], Lerngruppendaten, Klassenzugehörigkeit, Unterrichtsfächer, Leistungsdaten (Noten).

Bei den Tooladmins werden ergänzend die Daten PIN, Art des Nutzungsaccounts, Datum der letzten Bearbeitung verarbeitet.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden verarbeitet, um die in der LUSD liegenden Informationen in einer optisch aufbereiteten Weise entsprechenden Tooladmins zur Verfügung stellen zu können.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Gelöscht werden die Daten manuell durch die Schule oder die jeweils an der Schule beauftragte Person oder durch einen erneuten Upload von Daten.

III.    PaedNet

Bei dem pädagogischen Netzwerk handelt es sich um eine Software, die ausschließlich lokal bei den Schulen gehostet und verwaltet wird. Das pädagogische Netzwerk selbst hat an einigen Punkten Schnittstellen zu den anderen Modulen des Schulportal Hessen, ist von diesem aber technisch getrennt und als eigenständige Software auch in der Lage, ohne Anbindung an das Schulportal Hessen bedient zu werden. Bitte beachten Sie, dass das pädagogische Netzwerk primär in der datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeit der Schulen selbst liegt. Die Aufklärung in dieser Datenschutzerklärung erfolgt primär ergänzend, da das Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen die Entwicklung des pädagogischen Netzwerks trägt und an einigen Schnittstellen ein Zugriff auf das Schulportal Hessen erfolgen kann. Insbesondere können über die im Einsatz befindliche Software auch Nutzende für das Identitätsmanagement erstellt werden.

Sinn und Zweck des pädagogischen Netzwerks ist es, Schulen mit einer gewissen Grundlage an allgemeinen Verwaltungstools auszustatten, mit der sie zum Beispiel auch einen von extern erreichbaren Zugriff auf Dokumente des extra einzurichtenden Dokumenten-Ordners (Web DAV) ermöglichen können. Zudem können über die Software automatisiert oder manuell Updates in allen angeschlossenen Systemen durchgeführt werden.

1.      Startmodul

Bei dem Startmodul handelt es sich vereinfacht ausgedrückt um eine Login-Umgebung, ohne die das Schulnetz oder die Software nicht genutzt werden kann. Aus Sicherheitsgründen werden alle Zugänge der Schulsoftware (zum Beispiel im Klassenraum oder im Computerraum) in einem schulinternen Log gespeichert. Über das Startmodul können zudem die Nutzungsregelungen für die schulinternen Computer angezeigt werden.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Um einen Login in das System zu ermöglichen, werden folgende personenbezogenen Daten von Lehrkräften und Schülerinnen und Schülern verarbeitet: Vorname, Nachname, Benutzername, Passwort, Institution, Art des Nutzungsaccounts, Schulnummer, Zugehörigkeit zu einer Klasse, über PaedNet empfangene und gesendete Nachrichten und Mitteilungen, die interne IP im Schulnetzwerk, sowie der Zeitpunkt der An- bzw. Abmeldung.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist notwendig, um die notwendigen Logins für das PaedNet zur Verfügung stellen zu können. Die Nutzung des Computerraums bzw. des schulinternen Netzwerkes sollte zwingend in einer gesicherten Umgebung erfolgen. Zudem ist aufgrund eines potenziellen Missbrauchsrisikos von Zugängen ein Dokumentieren der zugreifenden Nutzungsaccounts erforderlich.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Daten werden nach den Logfile-Regeln (vgl. Block I Allgemeines – Punkt „Erstellung von Logfiles“) gelöscht.

2.      Adminmodul

Das Adminmodul stellt die zentrale Verwaltung von Nutzenden, Updates an der Software, Wartung der IT-Systeme und Absicherung des Systems dar. Das Modul ist generell nur berechtigten Personen an der Schule zugänglich.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Da den Tooladmins im Rahmen der Nutzerverwaltung generell ein möglichst umfangreicher Zugriff auf personenbezogene Daten zur Verfügung steht, werden die Administratoren im Regelfall gesondert auf den Umgang mit personenbezogenen Daten hingewiesen und geschult. Die Tooladmins können im Rahmen ihrer Tätigkeit Zugriff auf folgende personenbezogene Daten von Lehrkräften und Schülerinnen und Schülern nehmen: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Benutzername, Personen-ID, Passwort, zugewiesene Institution, Art des Nutzungsaccounts, Interne UID, Schulnummer, Klassenzugehörigkeit, IP-Adresse der schulischen Geräte, An- und Abmeldezeiten, belegter Speicherplatz durch die Nutzenden, sowie den Verlauf des Logins an den einzelnen Schulrechnern.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Die Erhebung der personenbezogenen Daten ist zum einen notwendig, um die IT-Systeme überhaupt zur Verfügung stellen zu können, zum anderen ist sie notwendig, um allgemeine administrative und wartungstechnische Arbeiten an den Systemen durchführen zu können.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Sicherungsdateien von Nutzerdatenbanken werden nach 30 Tagen gelöscht.

Ordner und Dateien bleiben grundsätzlich so lange auf dem System, bis der Erstellende aus dem System gelöscht worden ist (z.B. nach Ausscheiden aus der Schule). Die Daten werden nach der Löschung des Nutzungsaccounts innerhalb von 110 Tagen automatisiert gelöscht.

3.      Lehrermodul

Mithilfe des Lehrermoduls können Lehrkräfte Lerngruppen anlegen, an die sie Dokumente und Ordner verteilen und einsammeln können. Zudem können Lehrkräfte in die Ordner der Schülerinnen und Schülern der eigenen Lerngruppen Einblick nehmen.

Mit dem Lehrermodul können auch zu Demonstrationszwecken Bildschirmübertragungen des eigenen Bildschirms an andere Computer vorgenommen werden. Zudem können aus Sicherheitsgründen die Lehrkräfte die einzelnen schulischen Endgeräte der Schülerinnen und Schülern an den Arbeitsplätzen in der Schule sperren, einschränken und steuern. Dies ist dann relevant, wenn die Rechner auch für Klausuren genutzt werden sollen.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Die Lehrkräfte können in ihrer Tätigkeit Zugriff auf folgende personenbezogene Daten nehmen, diese selbst erheben und verarbeiten: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Benutzername, Personen-ID (nur Lehrkräfte), Institution, Art des Nutzungsaccounts, Schulnummer, Klassenzugehörigkeit, bearbeitete Inhalte und Dateien. Zudem muss zur Verwaltung der PCs die IP-Adresse und der verwendete Speicherplatz des Computers erhoben und verarbeitet werden. Ebenfalls werden durch das System die Logdaten (Login-Zeit und Anmeldedaten) automatisiert verarbeitet.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Zweck der Erhebung der personenbezogenen Daten ist es, die Funktionen des Lehrermoduls zur Verfügung zu stellen, damit die digitale Form des Unterrichts durch die Lehrerinnen und Lehrer durchgeführt werden kann.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die durch die Lehrkräfte erstellten Daten bleiben so lange bestehen, bis die jeweiligen Lehrkraft diese löschen oder diese automatisch gemäß den Angaben zur Speicherdauer der Logfiles aus dem System gelöscht werden.

4.      Schülermodul

Das Schülermodul beschreibt die Nutzung der Software PaedNet durch die Schülerinnen und Schülern. Dies umfasst in erster Linie den Zugriff auf die eigenen und die geteilten Dateien und Ordner. Neben dem allgemeinen Zugriff auf die geteilten Inhalte, können Schülerinnen und Schüler auch Ordner und Dateien erstellen und mit einem Passwort schützen.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Folgende Daten werden verarbeitet: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Benutzername, Institution, Art des Nutzungsaccounts, Schulnummer, Lerngruppendaten, Klassenzugehörigkeit, Unterrichtsfächer, digitale Dateien und Ordner so wie Mitteilungen, die über das System versendet worden sind. Zudem wird aus technischer Sicht die IP-Adresse, der benutzte Speicherplatz und die Logdaten (Login-Zeit und Anmeldedaten) automatisiert verarbeitet.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Die Erhebung der personenbezogenen Daten ist notwendig, um den Schülerinnen und Schülern die Möglichkeit zu geben, sich an den PCs einzuloggen, um Dateien und Ordner zu speichern und zu bearbeiten.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die durch die Schülerinnen und Schüler erstellten Daten bleiben so lange bestehen, bis die Schülerinnen und Schüler diese löschen oder diese automatisch gemäß den Angaben zur Speicherdauer der Logfiles aus dem System gelöscht werden.

5.      PaedNet-Client

Der PaedNet-Client bietet die Möglichkeit auch von -privaten Geräten von außerhalb der Schule auf die eigenen Dateien und Ordner auf dem Schulserver zugreifen zu können.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Folgende Daten werden von Lehrkräften und Schülerinnen und Schülern verarbeitet: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Benutzername, Institution, Art des Nutzungsaccounts, Schulnummer, Lerngruppendaten, Klassenzugehörigkeit, Unterrichtsfächer, digitale Dateien und Ordner so wie Mitteilungen, die über das System versendet worden sind. Zudem wird aus technischer Sicht die IP-Adresse, der benutzte Speicherplatz und die Logdaten (Login-Zeit und Anmeldedaten) automatisiert verarbeitet.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Zweck der Verarbeitung ist es, die in der Schule selbst hochgeladenen Dokumente und Dateien auch außerhalb der Schule abrufen zu können.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die anfallenden Logdateien werden nach 30 Tagen gelöscht.

6.      User-Updater

Mit Hilfe des Moduls User-Updater werden Änderungen an den Nutzungsaccounts in der Schule erkannt und an das Schulportal Hessen online übertragen, wodurch diese dann in dem Identitätsmanagement (vgl. Block I Allgemeines – Punkt „Login via IdM – Identitätsmanagement“) genutzt werden können.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Folgende Daten werden von Lehrkräften und Schülerinnen und Schülern verarbeitet: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Benutzername, Passwort, Institution, Art des Nutzungsaccounts, Schulnummer, Klassenzugehörigkeit.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Die Verarbeitung dient dazu, die Nutzungsaccounts mit dem Schulportal Hessen und dem IdM zu synchronisieren.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Das Modul speichert die benötigten Daten nur temporär, maximal 30 Tage.

IV.   Bildungsserver

1.      Bildungsserver Land Hessen

Der Bildungsserver Hessen stellt die Möglichkeit bereit, mit anderen Schulen zusammen zu arbeiten, sich als Lehrkraft in den Fach-Communities auszutauschen und mit Hilfe der großen Materialplattformen Mauswiesel, Select und Lernarchiven digitalen Unterricht zu gestalten.

Das Angebot des Bildungsservers richtet sich vor allem an Lehrkräfte, Schülerinnen und Schüler, Sozialpädagogen sowie Schulverwaltungspersonal, ist aber aus dem Internet für jeden zugänglich und in weiten Teilen frei einsehbar, zum Beispiel die Lernarchive. Darüber hinaus bietet es Links auf Fachportale (Portale für Fachinformationen und Institutionen) und spezielle Online-Plattformen, über die Kommunikation und Kooperation innerhalb des hessischen Schulwesens gefördert werden. Ebenfalls eingebunden sind Angebote und Informationen der behördlichen Schulverwaltungsorgane (z.B. der Studienseminare, der staatlichen Schulämter oder der Medienzentren).

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

1. Profilbild (wenn eingestellt), Vorname, Nachname, ggf. Akademischer Titel, E-Mail-Adresse, Benutzername, Passwort, Institution, Art des Nutzungsaccounts, Interne UIDs, Profildaten, Termindaten, Zugehörigkeit zu Gruppen, bearbeitete Inhalte, Datum der letzten Bearbeitung, veröffentlichte Beiträge, Client-IP-Adresse, Anmeldedaten, Login Datum/Uhrzeit, User Agent Kennung, Wert des Session-Cookies.
2. Geburtsdatum, Unterrichtsfächer (nur Lehrkräfte)
3. Eingeschriebene Kurse, ID & SAP Nummer, Funktion, Lehrbefähigung (Lehrkräfte und sonstige Beschäftigte)
4. Daten über die besuchte Schule: Schulnummer/ Organisationsnummer, amtliche Bezeichnung der Schule/ der Organisation, Adressdaten, Dienststellennummer, Medienzentrumsnummer.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Über den Bildungsserver Hessen und die darüber eingebundenen Module werden die personenbezogen-genen Daten verwendet, um dem Nutzenden die Nutzung des jeweiligen Moduls zu ermöglichen.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Löschung der über das IdM registrierten Nutzungsaccounts und der darüber erhobenen Daten richten sich nach den Regelungen im IdM (vgl. Block I Allgemeines – Punkt „Login via IdM – Identitätsmanagement“). Wird ein Nutzungsaccount durch einen Tooladmin einer Institution gelöscht, so wird der Zugang zunächst deaktiviert, so dass kein Login mehr möglich ist. Bei Bedarf kann der Zugang wieder aktiviert werden. Deaktivierte Zugänge werden nach 110 Tagen vollständig gelöscht. Werden Nutzungsaccounts gelöscht, werden die Besitzrechte an den erstellten Inhalten einem administrativen Nutzungsaccount zum Zwecke der dauerhaften Speicherung in anonymisierter Form übertragen.

Durch Selbstregistrierung entstandene Nutzungsaccounts, die nicht innerhalb von 30 Tagen durch eine Bescheinigung der Institution bestätigt oder aus anderen Gründen nicht aktiviert wurden, werden vollständig gelöscht. Selbstregistrierte Personen können ihren Account jederzeit selbstständig löschen.

Ordner von gelöschten Schülerinnen und Schülern und Lehrerinnen und Lehrern werden nach 110 Tagen gelöscht.

Werden Objekte gelöscht, sind sie zunächst nicht mehr abrufbar, aber noch physisch vorhanden. Das physische Löschen kann manuell vorgenommen werden. Geschieht dies nicht, wird das gelöschte Objekt nach 30 Tagen automatisch vernichtet. Termine, die in Kalendern eingetragen sind, werden nach ihrem Ablauf gelöscht. Die Anzahl der Tage zwischen dem Ablauf und der Löschung ist für jeden Kalender individuell durch den jeweiligen Tooladmin des Kalenders einstellbar.

2.      Mauswiesel

Mauswiesel ist eine Selbstlernplattform, die über den Bildungsserver zur Verfügung gestellt wird. Mauswiesel bietet Informationen und Lernmaterialien, welche zum Teil eigens zur Veröffentlichung auf der Plattform erstellt wurden und zum Teil aus anderen Quellen stammen, die über Direkt-Verlinkungen abrufbar sind. Mauswiesel ist ohne Anmeldung frei zugänglich und einsehbar.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Client-IP-Adresse, Anmeldedaten, Login-Datum/Uhrzeit, User Agent Kennung, Wert des Session-Cookies.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden benötigt, um Änderungen an den Einträgen nachvollziehen zu können.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Angaben der Autorinnen und Autoren werden gelöscht, wenn diese ausscheiden oder das Material gelöscht wird.

3.      Select

Select ist eine Selbstlernplattform, die Lernmaterial in Form von Verlinkungen zu externen Inhalten oder Lernseiten anderer Anbieter zusammenführt und Schülerinnen und Schülern zur Verfügung stellt. Es ist kein Login möglich.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Client-IP-Adresse, Anmeldedaten, Login Datum/Uhrzeit, User Agent Kennung, Wert des Session-Cookies.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden benötigt, um Änderungen an den Einträgen nachvollziehen zu können.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Angaben der Autorinnen und Autoren werden gelöscht, wenn diese ausscheiden oder das Material gelöscht wird.

V.     LernSys

1.      SchulMoodle

Das SchulMoodle dient dazu, digitale Lernkurse schaffen zu können und die zur Entwicklung der Schülerinnen und Schüler notwendigen Lernprozesse aufzubauen und zu begleiten.

Das SchulMoodle basiert auf der Open-Source-Lösung Moodle (https://moodle.org/). Der Quellcode von Moodle wurde für das Schulportal Hessen so umgestaltet, dass eine sichere und effiziente Nutzung von SchulMoodle und der über das SchulMoodle abrufbaren Inhalte gewährleistet wird.

Zu denen über das SchulMoodle geschaffenen digitale Kursräume erhalten nur die zutrittsberechtigten Personen und Administratoren des Schulportal Hessen Zugriff.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Im Hinblick auf SchulMoodle verarbeiten wir die folgenden personenbezogene Daten von Lehrkräften und Schülerinnen und Schülern: Vorname, Nachname, Benutzername, Profilbild (wenn eingestellt), Schule oder Einrichtung, Art des Nutzungsaccounts, Interne UIDs, weitere Profildaten, Schulnummer, Datum eines Beitrags, Zugehörigkeit zu Gruppen, eingeschriebene Kurse, Lerngruppendaten, Klassenzugehörigkeit, Unterrichtsfächer, digitale Lernprodukte als Abgabe an die Lehrkräfte, digitale Lernprodukte als Abgabe, die für andere Schülerinnen und Schülern sichtbar sind, Kursdaten, Unterrichtsprotokolldaten, Leistungsdaten, Bewertungen, Testversuche, bearbeitete Inhalte, Datum der letzten Bearbeitung, Mitteilungen, veröffentlichte Beiträge, Client-IP-Adresse, Anmeldedaten, Login Datum/Uhrzeit, Speicherplatz, Änderungshistorie, Verlauf, temporäres Token, Token Anmeldung, User Agent Kennung, Wert des Session-Cookies.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Mit Hilfe des SchulMoodle können die Schulen und Lehrkräfte Online-Kurse veröffentlichen. Hierdurch kann digitaler Schulunterricht technisch ausgestaltet und ermöglicht werden. Zudem ermöglicht das SchulMoodle, den Teilnehmenden Lerninhalte, Unterrichtsmaterialien digital geordnet zur Verfügung zu stellen und abrufen zu können.

Die einzelnen personenbezogenen Daten sind hierbei notwendig, um das digitale Lernumfeld effektiv ausgestalten zu können und um im System die entsprechenden Inhalte den Kursen und Schülerinnen und Schülern sowie den Lehrkräften so zuordnen zu können, dass sichergestellt ist, dass die Daten und digitalen Lerninhalte zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Umfang dem korrekten Empfängerkreis zugeordnet werden.

Die allgemeinen Daten aus dem IdM dienen dazu, den Schülerinnen und Schülern, Lehrkräften und sonstigen Beschäftigten an Schule, den jeweiligen Kurs korrekt zuordnen zu können.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Daten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie der Zugang des Betroffenen zum SchulMoodle besteht.

Die Entfernung personenbezogener Daten von der Plattform ist grundsätzlich nur durch die jeweilige Bildungseinrichtung möglich, die die jeweiligen Nutzenden auf der Plattform angemeldet oder registriert hat. Einige Funktionen des SchulMoodle ermöglichen auch ein direktes Löschen personenbezogener Daten oder von Dateien durch die Nutzenden selbst. Genauere Informationen finden Sie bei den jeweiligen Funktionen im SchulMoodle. Grundsätzlich können in den einzelnen Kursen die entsprechenden Nutzenden mit der Funktion der Kursleitung die personenbezogenen Daten von anderen Nutzenden löschen.

Eine automatisierte Löschung der personenbezogenen Daten zum Beispiel nach Abgang der Nutzenden von der Schule, Beendigung einzelner Kurse oder sonstigen Gründen werden durch die einzelnen Einrichtungen individuell konfiguriert.

2.      SchulMahara

Das SchulMahara dient dazu, eine digitale Schulakte (ePortfolio) zur Verfügung zu stellen, welche die Dokumentation und Reflexion des Lernprozesses und der erzielten Lernergebnisse verbessern soll. Durch die in der Akte implementierte Community-Funktion ist es den Nutzenden möglich, eigene Dokumente auch mit anderen Nutzenden zu teilen.

Zudem können die Lernerfolge durch mehrere Lehrerinnen und Lehrer im Rahmen von Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen dokumentiert und eingesehen werden.

Das SchulMahara basiert auf der Open-Source-Lösung Mahara (https://mahara.org). Der Quellcode von Mahara wurde für das Schulportal Hessen so umgestaltet, dass eine sichere und effiziente Nutzung der Schulplattform und der über das SchulMahara abrufbaren Inhalte gewährleistet wird.

Über Mahara können eine Reihe von verschiedenen Funktionen verwendet werden, wie zum Beispiel eine Upload-Funktion, eine Kommentarfunktion oder auch die Einbindung externer Inhalte.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Im Hinblick auf das SchulMahara verarbeiten wir die folgenden personenbezogene Daten von Ihnen: Vorname, Nachname, Benutzername, Profilbild (wenn eingestellt), Schule oder Einrichtung, Art des Nutzungsaccounts, Interne UIDs, weitere Profildaten, Schulnummer, Dienststellennummer (nur Lehrkräfte), An- und Abwesenheiten, Datum der Veröffentlichung von Inhalten, Zugehörigkeit zu Gruppen, eingeschriebene Kurse, Lerngruppendaten, Klassenzugehörigkeit, Unterrichtsfächer, digitale Lernprodukte als Abgabe an die Lehrkräfte, digitale Lernprodukte als Abgabe, die für andere Schülerinnen und Schüler sichtbar sind, Kursdaten, bearbeitete Inhalte, Datum der letzten Bearbeitung, Mitteilungen, veröffentlichte Beiträge, Metadaten Uploads, Client-IP-Adresse, Anmeldedaten, Login Datum/Uhrzeit, Speicherplatz, Änderungshistorie, Verlauf, temporäres Token, Token Anmeldung, User Agent Kennung, Wert des Session-Cookies.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Die personenbezogenen Daten werden erhoben und verarbeitet, um den jeweils berechtigten Nutzenden der Lernsoftware zu ermöglichen, digitale Lernakten anzulegen, die sie mit anderen teilen können. Über die digitale Akte können einzelne Berichte und Lerntagebücher erstellt werden.

Mit Hilfe der Community-Funktion können die Nutzenden dann ihre personenbezogenen Inhalte und Daten mit den Kursbeteiligten (z.B. Lehrerinnen und Lehrern oder Mitschülerinnen und Mitschülern) teilen, um Lernfortschritte kontrollieren und nachvollziehen zu können.

Die Einsicht in die Lernakte der Nutzenden durch Lehrkräfte ermöglicht es, einen Überblick über den Entwicklungs- und Lernstand von einzelnen Schülerinnen und Schülern zu erhalten, um die Schülerentwicklung individuell zu unterstützen.

Die einzelnen personenbezogenen Daten sind hierbei notwendig, um die digitale Akte so zuordnen zu können, dass sichergestellt ist, dass die Daten und digitalen Akteninhalte zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Umfang dem korrekten Empfängerkreis zugeordnet werden.

Die allgemeinen Logindaten aus dem IdM dienen dazu, den Nutzenden dem jeweiligen Bereich korrekt zuordnen zu können.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Nutzenden können jederzeit ihren Zugang zum SchulMahara und die damit verbundene Lernakten und das ePortfolio selbstständig löschen.

Soweit eine nutzende Person die Löschung ihres Accounts beantragt, werden die Beiträge, Kommentare und sonstigen genutzten Funktionen der „Community-Funktion“ nicht gelöscht, sondern anonymisiert.

Sofern die löschungsbeantragende Person in Kontakt mit anderen Nutzenden getreten ist, indem sie die Community-Funktion genutzt hat, um zum Beispiel andere Dokumente zu kommentieren, werden diese Beiträge, Kommentare und sonstigen Anmerkungen der Person nicht vollständig gelöscht, sondern anonymisiert vorgehalten.

3.      Funktionen des SchulMahara

3.1.  Datei-Upload

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Im Rahmen des Datei-Uploads werden wir die von Lehrkräften und Schülerinnen und Schülern hochgeladenen Dateien oder Dokumente auf unseren Servern verarbeiten, aufbereiten und den Empfängern zur Verfügung stellen.

Neben den genannten Daten aus V.2. SchulMahara zählen zu den Metadaten des Datei-Uploads insbesondere Lizenz, Lizenzgeber, ursprüngliche Adresse (URL), Besitzerin oder Besitzer, hochgeladen von sowie die Dateieigenschaften Dateityp, Datum und Uhrzeit angelegt, Datum und Uhrzeit letzte Änderung und Dateigröße.

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist vor allem aus technischer Sicht notwendig, um die Datei-Uploads zu ermöglichen, die Dateien im gewählten Portfolio anzuzeigen und der hochladenden Person zuzuordnen.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Daten aus dem Datei-Upload werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie ein Nutzungsaccount besteht. Bitte beachten Sie, dass manuell gespeicherte Informationen (z.B. durch Screenshot) nicht von den Verantwortlichen gelöscht werden können. Die Speicherdaten auf unserem Server werden gelöscht, sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen dem nicht mehr entgegenstehen.

Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

Jede Schule kann im Rahmen ihrer eigenen schulorganisatorischen Entscheidungen einen Antrag zur Nutzung des Schulportal Hessen stellen. Die konkrete Ausgestaltung der Nutzung obliegt der jeweiligen Schule. Die Art und der Umfang der Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der einschlägigen Rechtsgrundlagen aus dem Schulgesetz und der damit zusammenhängenden anderen Rechtsvorschriften, insbesondere aufgrund der Regelungen zum öffentlich-rechtlichen Schulverhältnis und dem jeweiligen Beschäftigungsverhältnis.

3.2.  Kommentar-Funktion

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Die von Ihnen in Ihrem Kommentar hinterlassenen personenbezogenen Daten wie z.B. der Inhalt Ihres Kommentares, Ihren Namen bzw. Ihr Pseudonym, etc.

Auf welcher Rechtsgrundlage