Das neue Schuljahr naht – an was müssen die Tooladmins nun alles denken?!

Am besten schon jetzt im SPH: PaedOrg in der Verwaltung die “Hilfen zum Schuljahres- und Halbjahresbeginn” einsehen:

• U.a. muss ein neuer, vollständiger Lerngruppen-Import erfolgen, da alle Lerngruppen in der LUSD pro Halbjahr eine neue ID erhalten.
• In der Benutzerverwaltung sollten die Lernenden, Eltern und Lehrenden mit Beginn des neuen Halbjahres aktualisiert werden.
• Der Raum- und Stundenplan muss nebst Räume und Medien auf den aktuellen Stand der Stundentafel gebracht werden.
• u.v.m.

Es ist nicht wenig, an was ein Tooladministrator denken muss. Daher: Ein Blick in unsere Hilfen zum Schuljahres- und Halbjahresbeginn schadet nicht…

Das Team vom SPH-PaedOrg wünscht einen guten Start ins neue Schuljahr!

[20200506] Aufgrund der Wünsche dazu gab es zwei minimale Anpassungen in der App:

• In den Einstellungen kann man jetzt festlegen, ob die Lernenden die Note sehen sollen.
• Ebenso kann man dort jetzt festlegen, ob die Lehrenden die Note sehen sollen … bspw. zur Vorkontrolle durch die Lehrenden bevor die Noten den Lernenden angezeigt werden.

In der Datei “Fragen und Antworten zu Corona im Kontext des Landesabiturs 2020”
des HKM zum diesjährigen Landesabitur steht bei Frage 40 “Wie erfolgt die Bekanntgabe der Noten nach Abschluss der Prüfung?” die Antwort:

Die Bekanntgabe der Ergebnisse der schriftlichen Prüfungen kann über den geschützten Bereich des Schulportals erfolgen. […]
Die Bekanntgabe der Ergebnisse der Prüfungen im vierten
und fünften Prüfungsfach erfolgt nach § 22 Abs. 6 OAVO in
der Regel nach der Prüfung am jeweiligen Prüfungstag.

Dies lässt sich über die App “Abiturhelfer” umsetzen. Ursprünglich wurde diese für die Organisation der schriftlichen Arbeiten sowie die Organisation und Bekanntgabe der Noten im vierten und fünften Prüfungsfach konzipiert. Mit einem kleinen Trick im Vorgehen lässt es sich aber auch für die Bekanntgabe der schriftlichen Noten nutzen.

Das Vorgehen, um über diese App den Lernenden die Noten mitzuteilen, ist sehr einfach:

1. In der LUSD die schriftlichen Noten einpflegen.
2. Im Modul “Benutzerverwaltung” sich selbst bzw. die notwendigen Lehrenden zur Administration als Tooladmins für den Abiturhelfer hinterlegen.
3. Im Modul “Verwaltung” die App “Abiturhelfer” nur für Lehrende (oder Tooladmins) freigeben.
4. In die App wechseln.
5. Dort im Menü “Einstellungen aufrufen” und die beiden Einstellungen setzen, ob die Lehrenden oder die Lernenden die Noten der schriftlichen Prüfungen sehen dürfen.
6. Dort über das Menü “Import” aufrufen und den LUSD-Abiturienten-Export (wie dort beschrieben) am Tag vor der Notenveröffentlichung einspielen.
7. Zum gewünschten Zeitpunkt der Notenveröffentlichung die App über die Verwaltung auch für die Lernenden der Stufe 12 (bzw. 13 – je nach Schule) freigeben.

Nach Schritt 6 können die Lernenden innerhalb der App Ihre eigenen Ergebnisse sehen:

Schulen, die den Abiturhelfer bereits einsetzen und für die Lernenden freigegeben haben, können die obigen Schritte sogar noch weiter verkürzen. Sie brauchen den Abiturientenexport nach Eingabe der Noten in die LUSD nur zum gewünschten Veröffentlichungszeitpunkt der schriftlichen Noten einmal neu einspielen. Die Noten sind dann sofort für die Lernenden sichtbar.

Für die Noten der Prüfungen im 4. und 5. Fach lässt sich Schritt 5 jeden Tag (auch mehrfach) durchspielen. In den Einstellungen des Abiturhelfers lässt sich für diese Tagesnoten zusätzlich eine Veröffentlichungsuhrzeit einrichten.

Wir empfehlen vor der Nutzung des Abiturhelfers sowie dem Einspielen des Abiturientenexports aus der LUSD, einmal in der Benutzerverwaltung die Lernenden zu aktualisieren, damit z.B. geänderte/ergänzte Vornamen richtig erfasst sind. Zudem sollten im Modul “Verwaltung” die Fachkürzel denen der LUSD angepasst werden, damit eine erfolgreiche Zuordnung stattfinden kann.

Für eventuelle Fragen, bieten wir im Rahmen der SPH-PaedOrg Sprechstunde am kommenden Dienstag, 05.05.2020, 14 Uhr, auch Unterstützung für den Abiturhelfer an. Anmelden können Sie sich unter Veranstaltungen.

In sehr kurzfristiger Zusammenarbeit zwischen dem Team der LUSD, dem HBDI (“Datenschutz an Schulen”) sowie dem Schulportal Hessen können wir voller Freude verkünden, dass es eine Lösung für die aktuelle Zeit zur Notenerfassung von zu Hause aus gibt (zumindest für PCs mit Windows als Betriebssystem*):

• Innerhalb des Bereichs der Pädagogischen Organisation (PaedOrg) wurde ein neues Modul geschaffen, in das man den ENC-Export aus der LUSD einspielt.
• Das Modul bietet dann jedem Lehrenden den Download der personenbezogenen Notendatei sowie des ENC-Programms an.
• Das Passwort zur Nutzung des ENC erfährt man durch zusätzliche PIN-Eingabe.
• Nach dem Download der Notendatei sowie des ENCs muss der Nutzer seine Internetverbindung trennen, startet dann den ENC, wählt die Datei aus, gibt das Passwort ein, schreibt die Noten in die Datei, speichert, schließt den ENC.
• Anschließend verbindet sich der Nutzer wieder mit dem Internet und spielt die Notendatei erneut hoch.
• Nun löscht der User den ENC und die Notendatei vom lokalen PC!
• Abschließend zieht ein Schulleitungsmitglied wieder alle Dateien aus dem System und spielt diese in die LUSD ein – FERTIG!

Seit Montag, 04.05.2020, ist die App im Portal und nutzbar!

Am Donnerstag, den 07.05.2020, bieten wir um 16:00 Uhr eine kurze Vorstellung des neuen Moduls an, zu der wir Sie herzlich einladen. Weitere Informationen und Anmeldung bitte über unsere Veranstaltungsseite.

Ein passendes UseSheet für Lehrende ist hier zu finden. Es darf gerne an das Kollegium verteilt werden.

*Warum nur für PCs mit Windows als Betriebssystem? Der ENC wurde zur Ausführung unter Windows geschrieben. Dies an andere Betriebssysteme anzupassen, ist keine triviale Aufgabe und lässt sich daher in der Kürze der Zeit nicht umsetzen.

Um einen zuvor per Import angelegten, deaktivierten Account trotzdem weiterhin im Portal nutzen zu können, kann man diesen nun nach der Deaktivierung auf die Quelle “manuell” umstellen. Dies geschieht in den Einstellungen des jeweiligen Accounts:

Wichtig:

• die Umwanldung funktioniert nur für Accounts, die als Quelle “Import” haben,
• die umzuwandelnden Accounts müssen deaktiviert sein, ansonsten wird der Button nicht angezeigt,
• nach der Umwandlung sind die Nutzerkonten trotzdem weiterhin deaktiviert und müssen zur aktiven Nutzung händisch aktiviert werden (ebenso über die Benutzereinstellungen),
• sofern der Nutzer im nächsten Import doch wieder vorhanden ist, wird der Account wieder auf die Quelle “Import” umgestellt und automatisch aktiviert.

Damit der Login ins Schulportal Hessen – PaedOrg sowie der SSO (Single-Sign-On) im gesamten Schulportal problemlos funktioniert, müssen die Logindaten aller Accounts bestimmten Regularien entsprechen – ausschließlich Kleinbuchstaben und Zahlen. Somit sind bspw. Umlaute, Sonderzeichen usw. nicht zulässig und müssen für einen korrekten Login aus dem Benutzernamen entfernt/ersetzt werden.

Hierfür gibt es ab sofort eine halbautomatische Funktion in der Benutzerverwaltung.

Diese gibt für alle “PaedOrg-Accounts” (also nicht für Accounts, die in PaedNet administriert werden) von Lehrenden, Lernenden und Eltern eine Warnung aus, sobald Accounts gefunden werden, die nicht den Regularien entsprechen.

Über den Button “Login … neu generieren” können die dort angegebenen Accounts konform umgewandelt werden.

Wichtig: Dabei wird auch das Passwort der Nutzer zurückgesetzt. Sie müssen also anschließend mit Hilfe der “Passwort zurückgesetzt”-Exportfunktion (unter Im-/Export) die entsprechenden Nutzer über ihre neuen Zugangsdaten informieren.

Selbstverständlich werden Sie als Tooladmin auch direkt auf der Benutzerverwaltungs-Kachel über die anstehende Adminaufgabe informiert. Sobald/sofern alle Accounts den Regularien entsprechen, verschwinden die o.g. Meldungen.

Bitte schauen Sie in den nächsten Tagen in allen 3 Nutzergruppen nach, ob Sie von der Loginkorrektur betroffen sind und führen Sie diese zeitnah durch, damit sich alle Nutzer problemlos einloggen können. Bei der Neuanlage von PaedOrg-Accounts werden die Regularien ab sofort automatisch umgesetzt, sodass der Vorgang von Ihnen eigentlich nur einmalig durchzuführen ist.

Die eigene Kursmappe auch für andere Lehrende lesend oder sogar schreibend freigeben?

Kein Problem in “mein Unterricht”. Über die Einstellungen der jeweiligen Kursmappe (Stiftsymbol neben dem Titel) kann man die Funktion “Freigabe an Lehrkräfte” aufrufen.

Dort gibt es dann die Möglichkeit, die eigene Kursmappe anderen Lehrkräften entweder nur “lesend” (es können keine Änderungen durch die andere Lehrkraft vorgenommen werden – bspw. sinnvoll bei paralleler Unterrichtsarbeit), oder sogar “schreibend” (bspw. bei Doppelsteckung oder Übernahme der Lerngruppe) freizugeben. In diesem Fall können alle Lehrenden, die Schreibrechte besitzen, Einträge, Anwesenheiten und Leistungen erfassen und ändern. Es wird dabei jedoch nicht mitprotokolliert, wer welche Einträge vornimmt, sodass man diese Funktion mit Bedacht einsetzen sollte.

Die Freigaben kann man natürlich jederzeit wieder rückgängig machen, wenn man z.B. der Fachbereichsleitung nur temporär lesenden Zugriff gewähren möchte, damit diese sich einen Überblick über den aktuellen Unterrichtsfortschritt verschaffen kann.

Neu hinzugekommen ist, dass man sich über diese Funktion auch selbst aus einer Kursmappe löschen kann. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass man einer anderen Lehrkraft vorher Schreibrechte eingeräumt hat.

Seit kurzem gibt es in mein Unterricht eine leicht überarbeitete Historienansicht in den Kursmappen.

Neben leichten optischen Anpassungen werden nun auch die erfassten Stundeninhalte zu den bereits vorher angezeigten Feldern “Thema” und “Hausaufgaben” in der Übersicht angezeigt. Inhalt und Hausaufgaben haben dazu ein entsprechendes Symbol erhalten, um sie besser unterscheiden zu können.

Über die Einstellungsseite der jeweiligen Kursmappe kann nun ebenfalls der Stundeninhalt auch für Eltern und Lernende freigegeben werden.

Die Lernenden und deren Eltern sehen dann auf der Übersichtsseite – beim erfasstem Eintrag – einen grünen Button neben dem Thema, über den sie den Inhalt ein-/ausblenden können. Auf der ausführlichen Kursmappenseite werden die Inhalte, ebenso wie bei den Lehrenden, immer bei der jeweiligen Stunde mit angezeigt.

Für die Lernenden und deren Eltern gibt es in mein Unterricht nun eine neue Startseitenansicht.

Beim Aufruf der Kachel gelangen sie auf die Übersichtsseite für alle angelegten Kursmappen, die sie jeweils betreffen. Über die max. drei Reiter auf der Seite können sie dann zwischen den Ansichten “Kursmappe” (zeigt alle Kursmappen inkl. ihrem letzten Eintrag), “Anwesenheiten” und (falls erfasst) “Abwesenheitsmeldungen” wechseln.

Unter dem Reiter “Anwesenheiten” finden sich alle zusammengefassten Anwesenheiten für die erstellten Kursmappen. So können die Lernenden auf einen Blick ihre gesamten Anwesenheiten im Auge behalten.

Sofern “Abwesenheitsmeldungen”, bspw. durch das Sekretariat, erfasst wurden, sieht auch der/die Lernende (und dessen Eltern) diese nun in mein Unterricht unter dem entsprechenden Reiter.

Für alle ab 01.01.2020 erfassten Klassenleitungsentschuldigungen gibt es nun die Möglichkeit, diese auch wieder zu löschen.

Was passiert bei der Löschung?

Alle vorherigen Anwesenheitsstati in den Kursmappen der betroffenen Lehrenden werden wiederhergestellt.

Wieso erst für alle Einträge ab 01.01.2020?

Erst seit diesem Datum wird bei Klassenleitungsentschuldigungen der vorherige Anwesenheitsstatus in der Datenbank mitgespeichert, um diesen wiederherstellen zu können. Da dies bei den vorherigen Einträgen nicht der Fall war, ist leider keine rückwirkende Entschuldigungsrücknahme für diese Termine möglich.

Somit kann man nun als Klassenleitung bereits getätigte Entschuldigungen/Beurlaubungen zurücknehmen, sofern diese doch nicht mehr aktuell sein sollten, z.B. wenn ein Lernender beurlaubt wurde, dann aber trotzdem in die Schule kommt.

In “mein Unterricht” gibt es seit kurzem diverse globale Anwesenheitserfassungs- und Auswertungsmöglichkeiten. Diese sollen hier noch einmal kurz vorgestellt werden. Für alle gilt: Sie sind über die Einstellungen in “mein Unterricht” ausschließlich einzelnen Lehrenden als Recht zuweisbar und sollten vor ihrem Einsatz gut überlegt werden.

Abwesenheitsmeldungen und Historie

Bereits seit längerem gibt es die Möglichkeit, globale Abwesenheitsmeldungen, bspw. durch das Sekretariat, vorzunehmen. Die dort eingetragenen Lernenden erscheinen dann direkt in den Kursmappen der Unterrichtenden als fehlend. Neu hinzugekommen ist die Möglichkeit, sich auch die Historie der Abwesenheitsmeldungen einzelner Lernender anzeigen zu lassen.

Hierzu kann man auf der Eingabeseite einer neuen Meldung einen beliebigen Namen eingeben und dann hinter dem Namen auf das blaue Icon klicken. Anschließend öffnet sich die Abwesenheitsmeldungsübersicht für den/die ausgewählte/n Lernende/n.

Anwesenheiten aller Lernenden

Über die “Anwesenheitssuche” im Menu gelangt man zu einem Suchfenster, über das man beliebige Lernende auswählen kann.

Per Klick erhält man die Klassenlehreransicht der Fehlzeiten dieses/r Lernenden.

Fehlzeitenauswertung

Über den dritten Untermenupunkt gelangt man zur neuesten Auswertungsmöglichkeit.

Hier lässt sich global die Abwesenheit für einen bestimmten Zeitraum sowie einen bestimmten Zweig für alle Lernenden anzeigen. Zeitraum und Zweig(e) sind dabei variabel auswählbar, man sollte jedoch beachten, dass alle Daten jeweils live berechnet werden, was, je nach Auswahl, eine längere Berechnungsdauer bedeuten kann.

Ergänzen kann man die Übersicht sogar noch mit den, ebenfalls live berechneten, Schulabsentismushinweisen, sofern diese für einen Lernenden aufgrund seiner gesamten Fehlzeiten für die zuvor ausgewählten Lernenden (Zeitraum/Zweig) vorliegen. Somit kann man bspw. als Schulleitung sehr schnell einen Überblick über möglichen Schulabsentismus in bestimmten Stufen sowie die angefallenen Fehlzeiten der letzten Wochen erlangen.

Selbstverständlich kommt man auch von dort per Klick auf den Schülernamen zu dessen gesamter Anwesenheitsübersicht, die der Klassenlehrer jederzeit hat.